ブース販売と出展者管理：ExpoFP vs スプレッドシート

ExcelとGoogleスプレッドシートはイベント業界の業務の大部分を支えており、その功績は認めるべきです。無料か、すでにライセンスがあり、チームの誰もが使い方を知っていて、どんな業務プロセスにも合わせられます。1行に1ブース、「空き／予約済み／販売済み」のステータス列、料金、企業名、「支払い済み」のチェックボックス、そしてシーズン中ずっと増え続けるメモ列。Googleスプレッドシートなら、リアルタイムの共同編集とコメントも使えます。予算管理、レポート、その場の分析には、スプレッドシートに勝るものはありません。

ギャップが生じるのは、スプレッドシートがブース販売の正式な記録システムになったときです。スプレッドシートにはフロアマップが含まれていないため、マップは別のPDFに置かれ、誰かがステータス列に合わせて手作業で色を塗ることになります。予約のロジックもないため、2人の営業担当者が同じ日の午後に214番ブースを約束しても、それを止めるものは何もありません。出展者からは見えないため、「まだ空いているのはどこですか」という問い合わせのたびに、メール、スクリーンショット、手作業での仮押さえが発生します。請求書、出展者のロゴと説明、公開用の出展者リストは、すべて手作業でスプレッドシートから別の場所へコピーされます。

このページは、ブース販売のスプレッドシート（多くの場合、展示会のブース管理用ExcelテンプレートとPDFのフロアマップの組み合わせ）を運用している主催者で、スプレッドシート、マップ、予約プロセスが1つのライブなシステムになると何が変わるのかを知りたい方に向けたものです。