Un foglio di calcolo le dice quali stand sono venduti, ma i suoi espositori non possono vederlo. Una planimetria aggiornata in tempo reale mostra la disponibilità a tutti.
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Prova di 7 giorni
Nessuna carta di credito
DIY da 149 $/mese
Nessuna app
Per i visitatori
Excel e Google Sheets fanno girare una buona parte del settore degli eventi, e meritano il riconoscimento. Sono gratuiti o già in licenza, tutti nel team sanno usarli e si adattano a qualsiasi processo: una riga per stand, una colonna di stato con Disponibile / Prenotato / Venduto, un prezzo, un nome di azienda, una casella «pagato?» e una colonna di note che cresce per tutta la stagione. Google Sheets aggiunge la modifica condivisa in tempo reale e i commenti. Per budget, report e analisi occasionali, nulla batte un foglio di calcolo.
Il divario emerge quando il foglio di calcolo diventa il sistema di riferimento per la vendita degli stand. Non contiene la planimetria, quindi la mappa vive in un PDF separato che qualcuno colora a mano per farlo corrispondere alla colonna di stato. Non ha una logica di prenotazione, quindi se due commerciali promettono lo stand 214 nello stesso pomeriggio, nulla li ferma. Gli espositori non possono vederlo, quindi ogni «cosa è ancora disponibile?» si trasforma in un'email, uno screenshot e un blocco manuale. Fatture, loghi e descrizioni degli espositori e l'elenco pubblico degli espositori vengono tutti copiati a mano dal foglio in altri posti.
Questa pagina è pensata per gli organizzatori che gestiscono un foglio di calcolo per la vendita degli stand (spesso un modello Excel per il monitoraggio degli stand fieristici affiancato a una planimetria in PDF) e vogliono vedere cosa cambia quando foglio, mappa e processo di prenotazione diventano un unico sistema aggiornato in tempo reale.
| Funzione | ExpoFP | Spreadsheet + PDF |
|---|---|---|
| Pensato per le planimetrie di eventi | Sì. Planimetria, vendita degli stand ed elenco degli espositori in un'unica piattaforma | No. Un foglio di calcolo generico più una mappa statica separata |
| Disegno e modifica degli stand | FP Designer: trascinamento, unione e ridimensionamento degli stand; le modifiche vanno online all'istante | Gli stand sono righe; la mappa si modifica in un altro strumento e si riesporta |
| Importazione di una planimetria esistente | Carichi il file o l'immagine della planimetria attuale e il team ExpoFP la realizza, oppure la disegni in FP Designer | Il PDF resta separato dal foglio; nulla collega le righe degli stand alle forme |
| Disponibilità degli stand in tempo reale | Gli espositori vedono la disponibilità sulla mappa in tempo reale | Colonna di stato visibile solo a chi ha accesso al foglio; il PDF mostra ciò che è stato colorato l'ultima volta |
| Prenotazione degli stand | Gli espositori prenotano sulla mappa; l'organizzatore approva e monitora tutto in un unico posto | Email e telefonate, poi qualcuno aggiorna una riga a mano |
| Protezione dalle doppie prenotazioni | Lo stato degli stand vive in un unico posto, sulla mappa stessa | Dipende dal fatto che le persone controllino prima il foglio; le formule possono segnalare i duplicati solo a posteriori |
| Pagamento degli stand online | Gli espositori possono acquistare con carta di credito sulla mappa (opzione pagamenti; non nel piano Light) | Strumenti di fatturazione e pagamento separati; «pagato» spuntato a mano |
| Profili ed elenco degli espositori | Gli stand sono collegati a logo, descrizione e contatti dell'espositore | Colonne nel foglio, copiate a mano sul sito web |
| Aggiornamenti in autonomia da parte degli espositori | Link personale di accesso automatico; gli espositori modificano il proprio profilo e l'organizzatore approva | Gli espositori inviano le modifiche via email; il personale le incolla |
| Ricerca e filtri per i visitatori | Ricerca per azienda, stand o categoria; filtri per categoria; preferiti | Non pensato per i visitatori |
| Orientamento e percorsi | Orientamento digitale passo passo tra piani ed edifici | Nessuno |
| Esperienza mobile | Dal browser, pronta per il mobile; nessuna app, nessun accesso | I fogli sul telefono funzionano per il personale, non per espositori o visitatori |
| Condivisione e integrazione nel sito web | Un unico link (yourevent.expofp.com), integrabile in siti web e app per eventi | Condivisione interna del foglio; esportazione di PDF ed elenco espositori per il pubblico |
| Aggiornamento dopo le modifiche | Una sola modifica aggiorna mappa, disponibilità ed elenco | Aggiornare la riga, ricolorare il PDF, riesportare, reinviare |
| Sponsorizzazioni e monetizzazione | Schede sponsorizzate, posizionamenti in evidenza, banner pubblicitari, loghi negli stand, extra per gli stand, pacchetti di sponsorizzazione | Registrate come righe; nulla di visibile ai visitatori |
| Statistiche | Ricerche, visualizzazioni degli stand, percorsi, attività degli espositori; incluse in ogni piano | Totali di vendita costruiti da lei; nessun dato sui visitatori |
| Integrazioni | Registrazione, biglietteria o CRM (dati degli espositori sincronizzati in entrambe le direzioni); API JSON | Importazioni ed esportazioni manuali, o script personalizzati |
| Costo | Prova gratuita di 7 giorni; DIY 149 $/mese; piani realizzati dal nostro team da 990 $ una tantum (fino a 100 stand; il prezzo cresce con il numero di stand) | Gratuito o già in licenza. Il costo è il tempo del personale e gli errori |
Il foglio di calcolo in sé non costa nulla. Il costo dipende da quanti posti vanno aggiornati con la stessa informazione. Prenda la vendita di un singolo stand. Un commerciale conferma lo stand 214 a un espositore e cambia la cella di stato in «Prenotato». Qualcuno apre il file della planimetria, colora lo stand 214, esporta un nuovo PDF e lo carica sul sito. Qualcun altro crea la fattura e più tardi spunta «Pagato» quando arriva il denaro. L'espositore invia via email logo e descrizione, che vengono incollati nel foglio e poi nell'elenco espositori del sito. Una sola vendita è stata così inserita quattro o cinque volte in posti diversi da persone diverse.
Le doppie prenotazioni nascono proprio da questo divario. Il foglio è corretto solo se tutti lo controllano prima di promettere uno stand, e il PDF è corretto solo se qualcuno lo ha ricolorato dopo l'ultima modifica. Una formula CONTA.SE può segnalare un numero di stand duplicato dopo che è stato inserito, ma non può impedire che due persone assegnino lo stesso stand d'angolo durante la stessa telefonata. A quel punto le resta da scegliere quale espositore deludere.
Poi la stagione finisce e il file dell'anno successivo si inizia copiando il foglio dell'anno precedente, svuotando la colonna di stato e ricostruendo da zero i colori del PDF.
| Passaggio | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| Un espositore chiede cosa è disponibile | Controllare il foglio, fare uno screenshot del PDF, rispondere via email. | Invii il link alla mappa aggiornata. La disponibilità è sempre attuale. |
| Stand prenotato | Aggiornare la riga, ricolorare il PDF, riesportarlo, ricaricarlo. | L'espositore prenota sulla mappa, lei approva e lo stand risulta occupato ovunque. |
| Pagamento | Creare una fattura, sollecitarla, spuntare «Pagato». | L'espositore può pagare con carta di credito sulla mappa (dove la riscossione dei pagamenti è attiva). |
| Dati degli espositori | Copiare loghi e descrizioni dalle email nel foglio e sul sito. | Gli espositori aggiornano il proprio profilo tramite un link di accesso automatico; lei approva. |
| Anno successivo | Duplicare il foglio, azzerare gli stati, ricolorare il PDF. | Copi mappa ed espositori dell'anno precedente nel nuovo evento. |
Gli espositori vedono cosa è disponibile, lo prenotano e pagano, e lei approva.
Basta il PDF o l'immagine che oggi colora a mano. Conservi il foglio di calcolo come riferimento per numeri degli stand, prezzi e blocchi in corso.
Carichi la planimetria e lasci che il team ExpoFP la realizzi (Light, Standard e Pro), oppure la disegni da solo in FP Designer con il piano DIY, mantenendo la numerazione degli stand esistente.
Colleghi il suo sistema di registrazione, biglietteria o CRM perché i dati degli espositori si sincronizzino in entrambe le direzioni, oppure inviti gli espositori a completare il proprio profilo tramite link di accesso automatico. Chieda al team ExpoFP il modo migliore per trasferire l'elenco degli espositori che ha già.
Attivi le prenotazioni (incluse nei piani DIY, Standard e Pro) e, se vuole, i pagamenti con carta di credito, così le nuove vendite avvengono sulla mappa invece che via email.
Pubblichi un unico link, integri la mappa nel suo sito e, la stagione successiva, copi mappa ed espositori nel nuovo evento invece di ricostruire il foglio di calcolo.
I fogli di calcolo restano lo strumento migliore per il lavoro che ruota intorno alla vendita degli stand: budget, previsioni di ricavo, report per il consiglio di amministrazione, calcolo delle provvigioni e analisi occasionali. Il suo team amministrativo terrà probabilmente un foglio in ogni caso. Hanno senso anche per eventi molto piccoli, con pochi stand, una sola persona responsabile e nessuna necessità che espositori o visitatori vedano una mappa. Il cambiamento che conviene fare è smettere di usare il foglio di calcolo come sistema di prenotazione e come planimetria pubblica, e lasciare quella parte a una mappa aggiornata in tempo reale.
Di modelli ce ne sono molti, e la maggior parte segue lo stesso schema: una riga per stand con colonne per dimensioni, prezzo, stato, azienda e pagamento. Funzionano per il monitoraggio interno. Ciò che un modello non può fare è mostrare la disponibilità in tempo reale agli espositori, ricevere prenotazioni o pagamenti, o mantenere sincronizzata una planimetria, quindi deve comunque gestire un PDF a parte.
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Le informazioni di questa pagina si basano su materiali di prodotto pubblicamente disponibili e possono cambiare nel tempo. Microsoft Excel e Google Sheets sono marchi dei rispettivi proprietari. Questo confronto è di ExpoFP e riflette il nostro punto di vista, basato su informazioni pubbliche e su una ricerca sul prodotto dal lato dell'utente.