Un tableur peut vous dire quels stands sont vendus, mais vos exposants ne le voient pas. Un plan de salle en direct montre la disponibilité à tout le monde.
Gratuit pour démarrer
Essai de 7 jours
Sans carte bancaire
DIY dès 149 $/mois
Aucune app
Pour les visiteurs
Excel et Google Sheets font tourner une grande partie du secteur événementiel, et ils le méritent. Ils sont gratuits ou déjà sous licence, toute l'équipe sait s'en servir, et ils s'adaptent à n'importe quel processus : une ligne par stand, une colonne de statut Disponible / Réservé / Vendu, un prix, un nom d'entreprise, une case « payé ? » et une colonne de notes qui s'allonge tout au long de la saison. Google Sheets ajoute la coédition en temps réel et les commentaires. Pour le budget, le reporting et les analyses ponctuelles, rien ne vaut un tableur.
L'écart apparaît quand le tableur devient le système de référence de la vente de stands. Il ne contient pas le plan de salle : le plan vit donc dans un PDF séparé que quelqu'un colorie à la main pour refléter la colonne de statut. Il n'a aucune logique de réservation : si deux commerciaux promettent le stand 214 le même après-midi, rien ne les en empêche. Les exposants ne le voient pas : chaque « qu'est-ce qui est encore disponible ? » se transforme en e-mail, en capture d'écran et en option posée à la main. Les factures, les logos et descriptions des exposants, et la liste publique des exposants sont tous recopiés à la main depuis le tableur vers d'autres endroits.
Cette page s'adresse aux organisateurs qui gèrent la vente de stands dans un tableur (souvent un modèle Excel de suivi des stands de salon accompagné d'un plan de salle PDF) et veulent voir ce qui change quand le tableur, le plan et le processus de réservation deviennent un seul système en direct.
| Fonctionnalité | ExpoFP | Spreadsheet + PDF |
|---|---|---|
| Conçu pour les plans de salle d'événements | Oui. Plan de salle, vente de stands et annuaire d'exposants sur une seule plateforme | Non. Un tableur généraliste et un plan statique séparé |
| Dessin et modification des stands | FP Designer : glissez, déposez, fusionnez et redimensionnez les stands ; les modifications sont en ligne immédiatement | Les stands sont des lignes ; le plan est modifié dans un autre outil puis réexporté |
| Import d'un plan existant | Importez votre fichier ou image de plan actuel et l'équipe ExpoFP le construit, ou dessinez-le dans FP Designer | Le PDF reste séparé du tableur ; rien ne relie les lignes des stands aux formes du plan |
| Disponibilité des stands en temps réel | Les exposants voient la disponibilité sur le plan en temps réel | Colonne de statut visible uniquement par les personnes qui ont accès au tableur ; le PDF montre ce qui a été colorié en dernier |
| Réservation de stands | Les exposants réservent sur le plan ; l'organisateur valide et suit tout au même endroit | E-mails et appels, puis quelqu'un met à jour une ligne à la main |
| Protection contre les doubles réservations | Le statut des stands est centralisé, sur le plan lui-même | Repose sur le fait que chacun consulte d'abord le tableur ; des formules peuvent signaler les doublons après coup |
| Paiement des stands en ligne | Les exposants peuvent acheter par carte bancaire sur le plan (option de paiement ; sauf sur l'offre Light) | Outils de facturation et de paiement séparés ; « payé » coché à la main |
| Profils et annuaire d'exposants | Les stands renvoient au logo, à la description et aux coordonnées de l'exposant | Des colonnes du tableur, recopiées à la main sur le site web |
| Mises à jour par les exposants en autonomie | Lien personnel de connexion automatique ; les exposants modifient leur profil et l'organisateur valide | Les exposants envoient leurs modifications par e-mail ; le personnel les colle dans le tableur |
| Recherche et filtres pour les visiteurs | Recherche par entreprise, stand ou catégorie ; filtres par catégorie ; favoris | Non destiné aux visiteurs |
| Orientation et itinéraires | Orientation numérique pas à pas entre étages et bâtiments | Aucune |
| Expérience mobile | Dans le navigateur, adapté au mobile ; sans application ni connexion | Un tableur sur téléphone convient au personnel, pas aux exposants ni aux visiteurs |
| Partage et intégration au site web | Un seul lien (yourevent.expofp.com), intégrable aux sites web et aux applications événementielles | Partage du tableur en interne ; export du PDF et de la liste des exposants pour le public |
| Mise à jour après modification | Une seule modification met à jour le plan, la disponibilité et l'annuaire | Mettre à jour la ligne, recolorer le PDF, réexporter, renvoyer |
| Sponsoring et monétisation | Fiches sponsorisées, mises en avant, bannières publicitaires, logos sur les stands, options de stand, packs de sponsoring | Suivi sous forme de lignes ; rien de visible pour les visiteurs |
| Analyses | Recherches, consultations de stands, itinéraires, activité des exposants ; incluses dans chaque offre | Totaux de ventes à construire vous-même ; aucune donnée sur les visiteurs |
| Intégrations | Inscription, billetterie ou CRM (données des exposants synchronisées dans les deux sens) ; API JSON | Imports et exports manuels, ou scripts sur mesure |
| Coût | Essai gratuit de 7 jours ; DIY 149 $/mois ; offres clé en main dès 990 $ en paiement unique (≤100 stands ; le prix évolue avec le nombre de stands) | Gratuit ou déjà sous licence. Le coût, c'est le temps du personnel et les erreurs |
Le tableur en lui-même ne coûte rien. Le coût vient du nombre d'endroits où la même information doit être mise à jour. Prenons la vente d'un seul stand. Un commercial confirme le stand 214 avec un exposant et passe la cellule de statut à « Réservé ». Quelqu'un ouvre le fichier du plan de salle, colorie le stand 214, exporte un nouveau PDF et le met en ligne sur le site. Une autre personne crée la facture, puis coche « Payé » plus tard, quand l'argent arrive. L'exposant envoie son logo et sa description par e-mail, qui sont collés dans le tableur puis dans la liste des exposants du site web. Une seule vente a alors été saisie quatre ou cinq fois, à différents endroits, par différentes personnes.
Les doubles réservations naissent exactement de cet écart. Le tableur n'est exact que si chacun le consulte avant de promettre un stand, et le PDF n'est exact que si quelqu'un l'a recoloré après le dernier changement. Une formule NB.SI (COUNTIF) peut signaler un numéro de stand en double une fois saisi, mais elle ne peut pas empêcher deux personnes d'accepter le même stand d'angle au cours du même appel. Il ne vous reste alors qu'à choisir quel exposant décevoir.
Puis la saison se termine, et vous commencez le fichier de l'année suivante en copiant le tableur de l'année précédente, en vidant la colonne de statut et en refaisant toutes les couleurs du PDF.
| Étape | Avant | Après |
|---|---|---|
| Un exposant demande ce qui est disponible | Consulter le tableur, faire une capture du PDF, répondre par e-mail. | Envoyer le lien du plan en direct. La disponibilité est toujours à jour. |
| Stand réservé | Mettre à jour la ligne, recolorer le PDF, réexporter, remettre en ligne. | L'exposant réserve sur le plan, vous validez, et le stand apparaît comme pris partout. |
| Paiement | Créer une facture, relancer, cocher « Payé ». | L'exposant peut payer par carte bancaire sur le plan (si l'encaissement des paiements est activé). |
| Informations des exposants | Copier les logos et descriptions depuis les e-mails vers le tableur et le site. | Les exposants mettent à jour leur propre profil via un lien de connexion automatique ; vous validez. |
| L'année suivante | Dupliquer le tableur, vider les statuts, recolorer le PDF. | Copier le plan et les exposants de l'année précédente vers le nouvel événement. |
Les exposants voient ce qui est disponible, réservent et paient, et vous validez.
Le PDF ou l'image que vous coloriez aujourd'hui suffit. Gardez votre tableur comme référence pour les numéros de stand, les prix et les options en cours.
Importez le plan et laissez l'équipe ExpoFP le construire (Light, Standard et Pro), ou dessinez-le vous-même dans FP Designer avec l'offre DIY, en reprenant vos numéros de stand existants.
Connectez votre système d'inscription, de billetterie ou votre CRM pour que les données des exposants circulent dans les deux sens, ou invitez les exposants à compléter leur profil via des liens de connexion automatique. Demandez à l'équipe ExpoFP la meilleure façon de reprendre votre liste d'exposants existante.
Activez les réservations (incluses dans les offres DIY, Standard et Pro) et, si vous le souhaitez, les paiements par carte bancaire, pour que les nouvelles ventes se fassent sur le plan plutôt que par e-mail.
Publiez un seul lien, intégrez le plan à votre site web et, la saison suivante, copiez le plan et les exposants vers le nouvel événement au lieu de reconstruire le tableur.
Les tableurs restent le meilleur outil pour tout le travail qui entoure la vente de stands : budgets, prévisions de chiffre d'affaires, rapports pour la direction, calcul des commissions et analyses ponctuelles. Votre service financier gardera probablement un tableur quoi qu'il arrive. Ils ont aussi du sens pour les très petits événements, avec une poignée de stands, une seule personne aux commandes et aucun besoin pour les exposants ou les visiteurs de voir un plan. Le changement qui vaut la peine, c'est de ne plus utiliser le tableur comme système de réservation en direct et comme plan de salle public, et de confier cette partie à un plan en direct.
Les modèles ne manquent pas, et la plupart suivent la même logique : une ligne par stand, avec des colonnes pour la surface, le prix, le statut, l'entreprise et le paiement. Ils conviennent au suivi interne. Ce qu'un modèle ne peut pas faire, c'est montrer la disponibilité en temps réel aux exposants, prendre des réservations ou des paiements, ou garder un plan de salle synchronisé : vous devez donc toujours tenir un PDF à côté.
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Les informations de cette page proviennent de documents produit accessibles publiquement et peuvent évoluer. Microsoft Excel et Google Sheets sont des marques de leurs propriétaires respectifs. Ce comparatif est celui d'ExpoFP et reflète notre point de vue, fondé sur des informations publiques et sur une étude du produit du côté utilisateur.