Votre plan de salle PDF était exact au moment de l'export. Un plan de salle interactif reste exact ensuite.
Gratuit pour démarrer
Essai de 7 jours
Sans carte bancaire
DIY dès 149 $/mois
Aucune app
Pour les visiteurs
Tous les organisateurs connaissent le plan de salle en PDF, et pour de bonnes raisons. Tout le monde peut l'ouvrir. Il s'affiche de la même façon sur chaque écran et chaque imprimante, et il fait office d'instantané unique du hall pour une brochure commerciale, une présentation de sponsoring ou un panneau près de l'accueil. Si vous avez besoin d'une image figée de votre agencement, un PDF fait très bien ce travail.
Les difficultés commencent quand le PDF doit servir de plan de salle en temps réel pour tout le salon. Il est alors envoyé par e-mail aux exposants, mis en ligne sur le site de l'événement, joint à la brochure commerciale et imprimé pour l'entrée, et chaque copie devient obsolète dès qu'un stand est vendu, déplacé ou fusionné. Vous réexportez, remettez en ligne et renvoyez. Les exposants se retrouvent avec « plan_v7_FINAL_maj.pdf » à côté de « v8 », et de nombreux salons finissent par ajouter une date de « Dernière mise à jour » sur le fichier en demandant aux exposants de la vérifier. Les visiteurs zooment avec les doigts sur un PDF volumineux sur leur téléphone, sans pouvoir rechercher une entreprise ni obtenir un itinéraire jusqu'à un stand. La disponibilité des stands n'est à jour que depuis la dernière fois que quelqu'un a recoloré le fichier.
Cette page s'adresse aux organisateurs qui diffusent le plan de salle de leur salon en PDF et veulent savoir ce que plan de salle interactif vs PDF signifie concrètement : ce qui change, ce que cela coûte, et quand le PDF reste le bon outil.
| Fonctionnalité | ExpoFP | PDF floor plan |
|---|---|---|
| Conçu pour les plans de salle d'événements | Oui. Plateforme de plan de salle interactif pour salons, expositions, conférences et sites | Non. C'est un format de document : un export statique de l'outil qui a servi à dessiner le plan |
| Dessin et modification des stands | FP Designer : glissez, déposez, fusionnez et redimensionnez les stands dans le navigateur | Modification dans l'outil source (CAO, logiciel de design ou de bureautique), puis réexport |
| Import d'un plan existant | Importez votre PDF ou image actuel et l'équipe ExpoFP le construit, ou dessinez-le vous-même dans FP Designer | Le PDF est le plan, sans aucune donnée derrière les formes |
| Disponibilité des stands en temps réel | Les exposants voient la disponibilité sur le plan en temps réel | À jour seulement jusqu'au dernier recoloriage manuel et au dernier réexport |
| Réservation de stands | Les exposants réservent directement sur le plan ; l'organisateur valide et suit tout au même endroit | Par e-mail ou par téléphone, en vérifiant une liste séparée |
| Paiement des stands en ligne | Les exposants peuvent acheter par carte bancaire sur le plan (option de paiement ; sauf sur l'offre Light) | Impossible ; la facturation se fait ailleurs |
| Profils et annuaire d'exposants | Chaque stand renvoie au logo, à la description et aux coordonnées de l'entreprise | Uniquement des numéros de stand et des noms, généralement avec une liste d'exposants séparée |
| Mises à jour par les exposants en autonomie | Lien personnel de connexion automatique ; les exposants modifient leur profil et l'organisateur valide | Les exposants envoient leurs corrections par e-mail ; vous modifiez et réexportez |
| Recherche et filtres pour les visiteurs | Recherche par entreprise, stand ou catégorie ; filtres par catégorie ; favoris | Ctrl+F au mieux, et seulement si le texte du PDF est sélectionnable |
| Orientation et itinéraires | Orientation numérique pas à pas, itinéraires accessibles entre étages et bâtiments | Aucune. Les visiteurs trouvent leur chemin seuls |
| Expérience mobile | Dans le navigateur et adapté au mobile ; sans téléchargement d'application ni connexion | Zoom avec les doigts sur un fichier volumineux ; chargement parfois lent sur le Wi-Fi du site |
| Partage et intégration au site web | Un seul lien (par ex. yourevent.expofp.com), intégrable aux sites web et aux applications événementielles | Pièces jointes et téléchargements ; chaque copie est une version distincte |
| Mise à jour après modification | Les modifications sont en ligne instantanément partout où le plan est partagé | Réexporter, remettre en ligne, renvoyer par e-mail, réimprimer |
| Sponsoring et monétisation | Fiches sponsorisées, mises en avant, bannières publicitaires, logos sur les stands, packs de sponsoring | Au mieux, un logo imprimé sur le fichier |
| Analyses | Recherches, consultations de stands, itinéraires, activité des exposants ; incluses dans chaque offre | Aucune donnée d'usage au-delà du nombre de téléchargements, s'il est disponible |
| Coût | Essai gratuit de 7 jours ; DIY 149 $/mois ; offres clé en main dès 990 $ en paiement unique (≤100 stands ; le prix évolue avec le nombre de stands) | Pratiquement gratuit à produire. Le coût, c'est le temps du personnel consacré aux mises à jour |
Un PDF ne coûte rien à produire : son coût se mesure donc en temps de travail. Une saison type se déroule ainsi. L'agencement est dessiné dans un outil de CAO ou de design et exporté en PDF. Les stands vendus sont coloriés à la main, puis le fichier est envoyé par e-mail à la liste des exposants, publié sur le site et joint à la brochure commerciale. Ensuite, un stand est vendu, deux stands sont fusionnés, ou un exposant demande l'emplacement d'angle. Vous modifiez le dessin, recolorez, réexportez, remettez en ligne et renvoyez. Bientôt, plusieurs versions circulent et plus personne ne sait laquelle est à jour.
Le risque dépasse le simple désagrément. Quand les commerciaux travaillent sur des versions différentes du fichier, le même stand peut être promis deux fois. Les organisateurs qui l'ont vécu évoquent des stands vendus deux fois à cause de problèmes de gestion des versions, et des séances de réattribution menées sur des impressions et à l'aveugle. Les exposants arrivent ensuite sur place avec le plan provisoire de la brochure commerciale, qui ne correspond plus au hall.
Sur place, les plans imprimés ont été finalisés quelques jours avant l'ouverture des portes et ne reflètent pas les changements de dernière minute. Les visiteurs ne peuvent pas rechercher « fournisseurs d'emballages » ou « stand 2140 » dans une feuille imprimée ou un PDF : ils interrogent le personnel ou errent dans les allées. Les exposants qui ont payé pour le salon reçoivent alors moins de visiteurs qu'ils ne le devraient.
| Étape | Avant | Après |
|---|---|---|
| Stand vendu | Recolorer le PDF, le réexporter, le renvoyer par e-mail à tout le monde. | Le stand apparaît comme pris sur le plan en direct dès qu'il est réservé. |
| Modification de l'agencement | Modifier le dessin source, réexporter, remplacer les fichiers sur le site. | Déplacez ou fusionnez les stands dans FP Designer et la modification est en ligne instantanément. |
| Un exposant veut mettre à jour sa fiche | Il vous écrit, vous modifiez et republiez. | Il utilise son lien personnel de connexion automatique et vous validez. |
| Un visiteur cherche une entreprise | Zoomer dans tous les sens sur un PDF depuis un téléphone. | Rechercher par entreprise, stand ou catégorie et suivre un itinéraire pas à pas. |
| Jour du salon | Des plans imprimés déjà obsolètes. | Le même plan en direct sur les téléphones et sur des bornes avec « vous êtes ici » et mode hors ligne. |
Importez votre PDF actuel et découvrez-le sous forme de plan en direct, avec recherche.
Votre plan de salle actuel en PDF ou en image suffit pour démarrer. Vous n'avez pas besoin d'un nouveau dessin.
Importez le fichier et laissez l'équipe ExpoFP construire le plan interactif (offres Light, Standard et Pro), ou reproduisez-le vous-même dans FP Designer en glisser-déposer (offre DIY).
Connectez votre système d'inscription, de billetterie ou votre CRM pour que les données des exposants circulent dans les deux sens, ou envoyez aux exposants leur lien de connexion automatique pour qu'ils renseignent logos, descriptions et coordonnées.
Activez la réservation de stands (incluse dans les offres DIY, Standard et Pro) pour que les exposants voient la disponibilité en temps réel et puissent réserver ou payer sur le plan.
Remplacez le téléchargement du PDF par votre lien yourevent.expofp.com, intégrez le plan à votre site web ou à votre application événementielle, et utilisez-le sur les bornes sur place. L'année suivante, copiez le plan et les exposants vers le nouvel événement.
Le PDF reste le bon format pour un instantané figé. Par exemple, la page d'agencement d'une brochure commerciale imprimée, un plan soumis au site ou à la commission de sécurité, un panneau sur un chevalet à l'entrée, ou une réunion interne ponctuelle où rien n'est à vendre et rien ne changera. De nombreux organisateurs continuent de produire un PDF pour ces usages et utilisent un plan de salle interactif comme version en direct, celle que les exposants et les visiteurs consultent réellement. Ainsi, le PDF devient un simple export du plan plutôt que le plan lui-même.
Un plan de salle PDF est une image statique de l'agencement au moment de son export. Un plan de salle interactif est une carte web en direct : les stands sont cliquables et reliés aux profils des exposants, la disponibilité se met à jour à mesure des ventes, et les visiteurs peuvent rechercher, filtrer et obtenir un itinéraire. Avec ExpoFP, les modifications faites dans l'éditeur sont en ligne instantanément pour toutes les personnes qui utilisent le lien.
Plus de 1 000 salons et expositions dans plus de 50 pays font confiance à ExpoFP.
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