Ihr PDF-Hallenplan war korrekt, als Sie ihn exportiert haben. Ein interaktiver Hallenplan bleibt auch danach korrekt.
Kostenloser Einstieg
7 Tage Testphase
Keine Kreditkarte nötig
DIY ab 149 $/Monat
Keine App nötig
Für Besucher
Jeder Veranstalter kennt den PDF-Hallenplan, und dafür gibt es gute Gründe. Jeder kann ihn öffnen. Er sieht auf jedem Bildschirm und jedem Drucker gleich aus und funktioniert als Momentaufnahme der Halle für einen Ausstellerprospekt, eine Sponsoring-Präsentation oder ein Schild am Registrierungsschalter. Wenn Sie ein eingefrorenes Bild Ihres Layouts brauchen, erledigt ein PDF diese Aufgabe gut.
Probleme beginnen, wenn das PDF der Live-Hallenplan für die gesamte Messe sein muss. Dann wird es an Aussteller gemailt, auf die Event-Website hochgeladen, dem Prospekt beigefügt und für den Eingang gedruckt – und jede Kopie veraltet, sobald ein Stand verkauft, verschoben oder zusammengelegt wird. Sie exportieren neu, laden neu hoch und verschicken neu. Aussteller haben am Ende „hallenplan_v7_FINAL_aktualisiert.pdf“ neben „v8“, und viele Messen versehen die Datei schließlich mit einem „Zuletzt aktualisiert“-Datum und bitten Aussteller, das zu prüfen. Besucher zoomen auf dem Smartphone mit zwei Fingern durch ein großes PDF und können weder nach einem Unternehmen suchen noch sich zu einem Stand führen lassen. Die Standverfügbarkeit ist nur so aktuell wie das letzte manuelle Umfärben der Datei.
Diese Seite richtet sich an Veranstalter, die ein Messehallenplan-PDF verteilen und wissen möchten, was interaktiver Hallenplan vs. PDF in der Praxis bedeutet: was sich ändert, was es kostet und wann das PDF weiterhin das richtige Werkzeug ist.
| Funktion | ExpoFP | PDF floor plan |
|---|---|---|
| Speziell für Event-Hallenpläne gebaut | Ja. Eine Plattform für interaktive Hallenpläne für Messen, Expos, Konferenzen und Veranstaltungsorte | Nein. Ein Dokumentformat: ein statischer Export aus dem Tool, mit dem der Plan gezeichnet wurde |
| Stände zeichnen / bearbeiten | FP Designer: Stände im Browser per Drag-and-drop verschieben, zusammenführen und in der Größe ändern | Im Ursprungstool bearbeiten (CAD-, Design- oder Office-Software) und neu exportieren |
| Bestehenden Plan importieren | Aktuelles PDF/Bild hochladen und vom ExpoFP-Team umsetzen lassen oder selbst in FP Designer zeichnen | Das PDF ist der Plan, ohne Daten hinter den Formen |
| Standverfügbarkeit live | Aussteller sehen die Live-Verfügbarkeit auf der Karte | Nur so aktuell wie das letzte manuelle Umfärben und Neuexportieren |
| Standreservierungen | Aussteller reservieren direkt auf der Karte; der Veranstalter genehmigt und verfolgt alles an einem Ort | Per E-Mail oder Telefon, abgeglichen mit einer separaten Liste |
| Online-Standzahlungen | Aussteller können auf der Karte per Kreditkarte kaufen (Zahlungsoption; nicht im Light-Tarif) | Nicht möglich; die Rechnungsstellung läuft anderswo |
| Ausstellerprofile und -verzeichnis | Jeder Stand ist mit Logo, Beschreibung und Kontakten des Unternehmens verknüpft | Nur Standnummern und Namen, meist mit separater Ausstellerliste |
| Selbstständige Aktualisierung durch Aussteller | Persönlicher Auto-Login-Link; Aussteller bearbeiten ihr Profil, der Veranstalter genehmigt | Aussteller mailen Korrekturen; Sie bearbeiten und exportieren neu |
| Suche und Filter für Besucher | Suche nach Unternehmen, Stand oder Kategorie; Kategoriefilter; Lesezeichen | Bestenfalls Strg+F, und nur, wenn der PDF-Text markierbar ist |
| Wegeleitung / Routen | Digitale Schritt-für-Schritt-Wegeleitung, barrierefreie Routen über Etagen und Gebäude | Keine. Besucher finden ihren Weg selbst |
| Mobiles Erlebnis | Im Browser und mobiltauglich; kein App-Download, keine Anmeldung | Zoomen mit zwei Fingern in einer großen Datei; kann im WLAN des Veranstaltungsorts langsam laden |
| Teilen und Einbetten in Websites | Ein Link (z. B. yourevent.expofp.com), einbettbar in Websites und Event-Apps | Anhänge und Downloads; jede Kopie ist eine eigene Version |
| Aktualisierung nach Änderungen | Änderungen sind sofort überall live, wo die Karte geteilt wird | Neu exportieren, neu hochladen, neu mailen, neu drucken |
| Sponsoring / Monetarisierung | Gesponserte Einträge, hervorgehobene Platzierungen, Bannerwerbung, Logos in Ständen, Sponsoringpakete | Höchstens ein auf die Datei gedrucktes Logo |
| Auswertungen | Suchanfragen, Standaufrufe, Routen, Ausstelleraktivität; in jedem Tarif enthalten | Keine Nutzungsdaten außer allenfalls Downloadzahlen |
| Kosten | Kostenlose 7-tägige Testphase; DIY 149 $/Monat; Full-Service-Tarife ab 990 $ einmalig (≤100 Stände; skaliert mit der Standanzahl) | In der Erstellung praktisch kostenlos. Die Kosten liegen in der Arbeitszeit für Aktualisierungen |
Ein PDF kostet in der Erstellung nichts, deshalb zeigen sich seine Kosten als Arbeitszeit. Eine typische Saison läuft so ab: Das Layout wird in einem CAD- oder Design-Tool gezeichnet und als PDF exportiert. Verkaufte Stände werden von Hand eingefärbt, und die Datei wird an die Ausstellerliste gemailt, auf der Website veröffentlicht und dem Prospekt beigefügt. Dann wird ein Stand verkauft, zwei werden zusammengelegt, oder ein Aussteller möchte den Eckplatz. Sie ändern die Zeichnung, färben um, exportieren neu, laden neu hoch und verschicken neu. Bald sind mehrere Versionen im Umlauf, und niemand weiß, welche aktuell ist.
Das Risiko ist größer als die Unannehmlichkeit. Wenn das Vertriebsteam mit verschiedenen Versionen der Datei arbeitet, kann derselbe Stand zweimal versprochen werden. Veranstalter, die das erlebt haben, berichten von doppelt verkauften Ständen wegen Versionsproblemen und von Umbuchungsrunden auf Basis von Ausdrucken und Vermutungen. Aussteller erscheinen dann vor Ort mit dem vorläufigen Plan aus dem Prospekt, der nicht mehr zur Halle passt.
Vor Ort wurden die gedruckten Pläne Tage vor der Eröffnung finalisiert und enthalten die kurzfristigen Änderungen nicht. Besucher können ein gedrucktes Blatt oder ein PDF nicht nach „Verpackungslieferanten“ oder „Stand 2140“ durchsuchen, also fragen sie das Personal oder irren durch die Gänge. Aussteller, die für die Messe bezahlt haben, bekommen dadurch weniger Besucher, als sie sollten.
| Schritt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Stand verkauft | PDF umfärben, neu exportieren, allen neu mailen. | Der Stand erscheint auf der Live-Karte als belegt, sobald er reserviert ist. |
| Layoutänderung | Ursprungszeichnung bearbeiten, neu exportieren, Dateien auf der Website ersetzen. | Stände in FP Designer verschieben oder zusammenführen, und die Änderung ist sofort live. |
| Aussteller möchte seinen Eintrag aktualisieren | Er mailt Ihnen, Sie bearbeiten und veröffentlichen neu. | Er nutzt seinen persönlichen Auto-Login-Link, und Sie genehmigen. |
| Besucher sucht ein Unternehmen | Auf dem Smartphone durch ein PDF zoomen. | Nach Unternehmen, Stand oder Kategorie suchen und der Schritt-für-Schritt-Wegbeschreibung folgen. |
| Messetag | Gedruckte Pläne, die schon veraltet sind. | Dieselbe Live-Karte auf Smartphones und auf Kiosken mit „Sie sind hier“-Markierung und Offline-Modus. |
Laden Sie Ihr aktuelles PDF hoch und sehen Sie es als durchsuchbare Live-Karte.
Ihr aktuelles Hallenplan-PDF oder -Bild reicht für den Start. Sie brauchen keine neue Zeichnung.
Laden Sie die Datei hoch und lassen Sie das ExpoFP-Team den interaktiven Plan erstellen (Tarife Light, Standard und Pro), oder zeichnen Sie ihn selbst im Drag-and-drop-Editor FP Designer nach (DIY-Tarif).
Verbinden Sie Ihr Registrierungs-, Ticketing- oder CRM-System, damit Ausstellerdaten in beide Richtungen fließen, oder senden Sie Ausstellern ihre Auto-Login-Links, um Logos, Beschreibungen und Kontakte einzutragen.
Aktivieren Sie Standreservierungen (in DIY, Standard und Pro enthalten), damit Aussteller die Live-Verfügbarkeit sehen und auf der Karte reservieren oder bezahlen können.
Ersetzen Sie den PDF-Download durch Ihren Link yourevent.expofp.com, betten Sie die Karte auf Ihrer Website oder in Ihrer Event-App ein und nutzen Sie sie auf Kiosken vor Ort. Im nächsten Jahr kopieren Sie Karte und Aussteller in das neue Event.
Für eine feste Momentaufnahme ist ein PDF nach wie vor das richtige Format. Beispiele sind die Layoutseite in einem gedruckten Prospekt, ein Plan zur Einreichung beim Veranstaltungsort oder bei der Brandschutzbehörde, ein Schild auf einer Staffelei am Eingang oder ein einmaliges internes Meeting, bei dem nichts verkauft wird und sich nichts ändert. Viele Veranstalter erstellen für diese Zwecke weiterhin ein PDF und nutzen einen interaktiven Hallenplan als Live-Version, mit der Aussteller und Besucher tatsächlich arbeiten. So wird das PDF zu einem Ergebnis des Plans statt zum Plan selbst.
Ein PDF-Hallenplan ist ein statisches Bild des Layouts zum Zeitpunkt des Exports. Ein interaktiver Hallenplan ist eine Live-Webkarte: Stände sind anklickbar und mit Ausstellerprofilen verknüpft, die Verfügbarkeit aktualisiert sich, sobald Stände verkauft werden, und Besucher können suchen, filtern und sich den Weg weisen lassen. Mit ExpoFP sind Änderungen im Editor sofort für alle live, die den Link nutzen.
Mehr als 1.000 Messen und Ausstellungen in über 50 Ländern vertrauen ExpoFP.
Die Angaben auf dieser Seite beruhen auf öffentlich verfügbaren Produktmaterialien und können sich im Lauf der Zeit ändern. PDF ist ein Dateiformat, das als offener Standard gepflegt wird; Adobe und Acrobat sind Marken ihres jeweiligen Inhabers. Dies ist ExpoFPs eigener Vergleich und gibt unsere Sicht auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen und nutzerseitiger Produktrecherche wieder.