Eine Tabelle zeigt Ihnen, welche Stände verkauft sind – Ihre Aussteller sehen das aber nicht. Ein Live-Hallenplan zeigt die Verfügbarkeit allen.
Kostenloser Einstieg
7 Tage Testphase
Keine Kreditkarte nötig
DIY ab 149 $/Monat
Keine App nötig
Für Besucher
Excel und Google Sheets tragen einen großen Teil der Eventbranche, und das verdient Anerkennung. Sie sind kostenlos oder bereits lizenziert, jeder im Team kann damit umgehen, und sie passen sich an jeden Prozess an: eine Zeile pro Stand, eine Statusspalte mit Verfügbar / Reserviert / Verkauft, ein Preis, ein Firmenname, ein Kontrollkästchen „bezahlt?“ und eine Notizspalte, die die ganze Saison über wächst. Google Sheets ergänzt gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit und Kommentare. Für Budgetierung, Reporting und spontane Analysen ist eine Tabelle unschlagbar.
Die Lücke entsteht, wenn die Tabelle zum führenden System für den Standverkauf wird. Sie enthält keinen Hallenplan, also liegt die Karte in einem separaten PDF, das jemand von Hand passend zur Statusspalte einfärbt. Sie hat keine Buchungslogik: Wenn zwei Vertriebsmitarbeiter am selben Nachmittag Stand 214 zusagen, hält sie nichts davon ab. Aussteller sehen sie nicht, also wird aus jedem „Was ist noch frei?“ eine E-Mail, ein Screenshot und eine manuelle Reservierung. Rechnungen, Ausstellerlogos und -beschreibungen sowie die öffentliche Ausstellerliste werden alle von Hand aus der Tabelle an andere Stellen kopiert.
Diese Seite richtet sich an Veranstalter, die eine Tabelle für den Standverkauf führen (oft eine Excel-Vorlage zur Standverwaltung auf Messen plus PDF-Hallenplan) und sehen möchten, was sich ändert, wenn Tabelle, Karte und Buchungsprozess zu einem Live-System werden.
| Funktion | ExpoFP | Spreadsheet + PDF |
|---|---|---|
| Speziell für Event-Hallenpläne gebaut | Ja. Hallenplan, Standverkauf und Ausstellerverzeichnis in einer Plattform | Nein. Eine allgemeine Tabelle plus separate statische Karte |
| Stände zeichnen / bearbeiten | FP Designer: Stände per Drag-and-drop verschieben, zusammenführen und in der Größe ändern; Änderungen sind sofort live | Stände sind Zeilen; die Karte wird in einem anderen Tool bearbeitet und neu exportiert |
| Bestehenden Plan importieren | Aktuelle Hallenplan-Datei/-Bild hochladen und vom ExpoFP-Team umsetzen lassen oder in FP Designer zeichnen | Das PDF bleibt getrennt von der Tabelle; nichts verbindet Standzeilen mit Formen |
| Standverfügbarkeit live | Aussteller sehen die Live-Verfügbarkeit auf der Karte | Statusspalte nur für Personen mit Tabellenzugriff sichtbar; das PDF zeigt, was zuletzt eingefärbt wurde |
| Standreservierungen | Aussteller reservieren auf der Karte; der Veranstalter genehmigt und verfolgt alles an einem Ort | E-Mails und Anrufe, danach aktualisiert jemand eine Zeile von Hand |
| Schutz vor Doppelbuchungen | Der Standstatus liegt an einem Ort, direkt auf der Karte | Hängt davon ab, dass alle zuerst die Tabelle prüfen; Formeln können Duplikate erst nachträglich markieren |
| Online-Standzahlungen | Aussteller können auf der Karte per Kreditkarte kaufen (Zahlungsoption; nicht im Light-Tarif) | Separate Rechnungs- und Zahlungstools; „bezahlt“ wird manuell abgehakt |
| Ausstellerprofile und -verzeichnis | Stände sind mit Logo, Beschreibung und Kontakten des Ausstellers verknüpft | Spalten in der Tabelle, von Hand auf die Website kopiert |
| Selbstständige Aktualisierung durch Aussteller | Persönlicher Auto-Login-Link; Aussteller bearbeiten ihr Profil, der Veranstalter genehmigt | Aussteller mailen Änderungen; das Team fügt sie ein |
| Suche und Filter für Besucher | Suche nach Unternehmen, Stand oder Kategorie; Kategoriefilter; Lesezeichen | Nicht für Besucher gedacht |
| Wegeleitung / Routen | Digitale Schritt-für-Schritt-Wegeleitung über Etagen und Gebäude | Keine |
| Mobiles Erlebnis | Im Browser, mobiltauglich; ohne App und ohne Anmeldung | Tabellen auf dem Smartphone funktionieren für das Team, nicht für Aussteller oder Besucher |
| Teilen und Einbetten in Websites | Ein Link (yourevent.expofp.com), einbettbar in Websites und Event-Apps | Tabelle intern teilen; PDF und Ausstellerliste für die Öffentlichkeit exportieren |
| Aktualisierung nach Änderungen | Eine Änderung aktualisiert Karte, Verfügbarkeit und Verzeichnis | Zeile aktualisieren, PDF umfärben, neu exportieren, neu verschicken |
| Sponsoring / Monetarisierung | Gesponserte Einträge, hervorgehobene Platzierungen, Bannerwerbung, Logos in Ständen, Stand-Extras, Sponsoringpakete | Als Zeilen erfasst; für Besucher nicht sichtbar |
| Auswertungen | Suchanfragen, Standaufrufe, Routen, Ausstelleraktivität; in jedem Tarif enthalten | Selbst gebaute Verkaufssummen; keine Besucherdaten |
| Integrationen | Registrierung, Ticketing oder CRM (Ausstellerdaten fließen in beide Richtungen); JSON API | Manuelle Importe/Exporte oder eigene Skripte |
| Kosten | Kostenlose 7-tägige Testphase; DIY 149 $/Monat; Full-Service ab 990 $ einmalig (≤100 Stände; skaliert mit der Standanzahl) | Kostenlos / bereits lizenziert. Die Kosten liegen in Arbeitszeit und Fehlern |
Die Tabelle selbst kostet nichts. Die Kosten entstehen dadurch, an wie vielen Stellen dieselbe Information aktualisiert werden muss. Nehmen Sie einen einzigen Standverkauf. Ein Vertriebsmitarbeiter bestätigt Stand 214 mit einem Aussteller und ändert die Statuszelle auf „Reserviert“. Jemand öffnet die Hallenplan-Datei, färbt Stand 214 ein, exportiert ein neues PDF und lädt es auf die Website hoch. Jemand anderes erstellt die Rechnung und hakt später „Bezahlt“ ab, wenn das Geld eingeht. Der Aussteller mailt Logo und Beschreibung, die in die Tabelle und dann in die Ausstellerliste der Website kopiert werden. Ein einziger Verkauf wurde nun vier- oder fünfmal an verschiedenen Stellen von verschiedenen Personen erfasst.
Genau aus dieser Lücke entstehen Doppelbuchungen. Die Tabelle stimmt nur, wenn alle sie prüfen, bevor sie einen Stand zusagen, und das PDF stimmt nur, wenn jemand es nach der letzten Änderung umgefärbt hat. Eine ZÄHLENWENN-Formel kann eine doppelte Standnummer markieren, nachdem sie eingetragen wurde, aber sie kann nicht verhindern, dass zwei Personen im selben Telefonat denselben Eckstand zusagen. Dann müssen Sie entscheiden, welchen Aussteller Sie enttäuschen.
Dann endet die Saison, und Sie beginnen die Datei für das nächste Jahr, indem Sie die Tabelle des Vorjahres kopieren, die Statusspalte leeren und die Farben im PDF von Grund auf neu setzen.
| Schritt | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Aussteller fragt, was frei ist | Tabelle prüfen, Screenshot vom PDF machen, zurückmailen. | Den Link zur Live-Karte senden. Die Verfügbarkeit ist immer aktuell. |
| Stand reserviert | Zeile aktualisieren, PDF umfärben, neu exportieren, neu hochladen. | Der Aussteller reserviert auf der Karte, Sie genehmigen, und der Stand erscheint überall als belegt. |
| Zahlung | Rechnung erstellen, hinterherlaufen, „Bezahlt“ abhaken. | Der Aussteller kann auf der Karte per Kreditkarte bezahlen (wenn die Zahlungsabwicklung aktiviert ist). |
| Ausstellerdaten | Logos und Beschreibungen aus E-Mails in Tabelle und Website kopieren. | Aussteller aktualisieren ihr Profil selbst über einen Auto-Login-Link; Sie genehmigen. |
| Nächstes Jahr | Tabelle duplizieren, Status leeren, PDF umfärben. | Karte und Aussteller des Vorjahres in das neue Event kopieren. |
Aussteller sehen, was frei ist, reservieren und bezahlen – und Sie genehmigen.
Das PDF oder Bild, das Sie heute einfärben, reicht aus. Behalten Sie Ihre Tabelle als Referenz für Standnummern, Preise und aktuelle Reservierungen.
Laden Sie den Plan hoch und lassen Sie ihn vom ExpoFP-Team umsetzen (Light, Standard und Pro), oder zeichnen Sie ihn im DIY-Tarif selbst in FP Designer, passend zu Ihren bestehenden Standnummern.
Verbinden Sie Ihr Registrierungs-, Ticketing- oder CRM-System, damit Ausstellerdaten in beide Richtungen fließen, oder laden Sie Aussteller per Auto-Login-Link ein, ihre Profile zu vervollständigen. Fragen Sie das ExpoFP-Team, wie sich Ihre bestehende Ausstellerliste am besten übernehmen lässt.
Aktivieren Sie Reservierungen (in DIY, Standard und Pro enthalten) und bei Bedarf Kreditkartenzahlungen, damit neue Verkäufe auf der Karte statt per E-Mail stattfinden.
Veröffentlichen Sie einen Link, betten Sie die Karte auf Ihrer Website ein und kopieren Sie in der nächsten Saison Karte und Aussteller in das neue Event, statt die Tabelle neu aufzubauen.
Für die Arbeit rund um den Standverkauf bleiben Tabellen das beste Werkzeug: Budgets, Umsatzprognosen, Berichte an die Geschäftsführung, Provisionsberechnungen und einmalige Analysen. Ihr Finanzteam wird wahrscheinlich ohnehin eine Tabelle behalten. Sie sind auch für sehr kleine Events sinnvoll, mit einer Handvoll Ständen, einer verantwortlichen Person und ohne Bedarf, dass Aussteller oder Besucher eine Karte sehen. Die lohnende Änderung ist, die Tabelle nicht mehr als Live-Buchungssystem und öffentlichen Hallenplan zu nutzen und diesen Teil einer Live-Karte zu überlassen.
Es gibt viele Vorlagen, und die meisten folgen demselben Muster: eine Zeile pro Stand mit Spalten für Größe, Preis, Status, Unternehmen und Zahlung. Für die interne Verwaltung funktionieren sie. Was eine Vorlage nicht kann: Ausstellern die Live-Verfügbarkeit zeigen, Reservierungen oder Zahlungen entgegennehmen oder einen Hallenplan synchron halten – Sie pflegen also weiterhin ein PDF daneben.
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