Uma planilha mostra quais estandes foram vendidos, mas os seus expositores não a veem. Uma planta ao vivo mostra a disponibilidade para todos.
Grátis para começar
Teste de 7 dias
Sem cartão de crédito
DIY a partir de $ 149/mês
Sem app
Para os visitantes
Excel e Google Sheets sustentam boa parte do setor de eventos, e merecem o crédito. São gratuitos ou já estão licenciados, todo mundo na equipe sabe usá-los e eles se adaptam a qualquer processo: uma linha por estande, uma coluna de status com Disponível / Reservado / Vendido, um preço, o nome da empresa, uma caixa de seleção “pago?” e uma coluna de observações que cresce a temporada inteira. O Google Sheets ainda acrescenta edição colaborativa em tempo real e comentários. Para orçamento, relatórios e análises pontuais, nada supera uma planilha.
A lacuna aparece quando a planilha vira o sistema oficial da venda de estandes. Ela não contém a planta, então o mapa fica em um PDF separado que alguém colore à mão para combinar com a coluna de status. Ela não tem lógica de reserva, então, se dois vendedores prometem o estande 214 na mesma tarde, nada os impede. Os expositores não a veem, então cada “o que ainda está disponível?” vira um e-mail, uma captura de tela e uma reserva manual. Faturas, logos e descrições dos expositores e a lista pública de expositores são copiados à mão da planilha para outros lugares.
Esta página é para organizadores que usam uma planilha de venda de estandes (muitas vezes um modelo de Excel para controlar estandes de feira mais uma planta em PDF) e querem ver o que muda quando a planilha, o mapa e o processo de reserva viram um único sistema ao vivo.
| Recurso | ExpoFP | Spreadsheet + PDF |
|---|---|---|
| Feito especificamente para plantas de evento | Sim. Planta, venda de estandes e diretório de expositores em uma única plataforma | Não. Uma planilha genérica mais um mapa estático separado |
| Desenho e edição de estandes | FP Designer: arraste, solte, una e redimensione estandes; as mudanças entram no ar na hora | Os estandes são linhas; o mapa é editado em outra ferramenta e exportado de novo |
| Importação de uma planta existente | Envie o arquivo ou a imagem da sua planta atual e a equipe da ExpoFP monta a planta, ou desenhe no FP Designer | O PDF fica separado da planilha; nada liga as linhas dos estandes às formas |
| Disponibilidade de estandes em tempo real | Os expositores veem a disponibilidade ao vivo no mapa | A coluna de status só é visível para quem tem acesso à planilha; o PDF mostra o que foi colorido por último |
| Reserva de estandes | Os expositores reservam no mapa; o organizador aprova e acompanha tudo em um só lugar | E-mails e ligações, depois alguém atualiza uma linha à mão |
| Proteção contra reserva duplicada | O status do estande fica em um só lugar, no próprio mapa | Depende de as pessoas consultarem a planilha antes; fórmulas só apontam duplicidades depois do fato |
| Pagamento de estandes online | Os expositores podem comprar com cartão de crédito no mapa (opção de pagamentos; não disponível no plano Light) | Ferramentas separadas de faturamento e pagamento; “pago” marcado à mão |
| Perfis e diretório de expositores | Os estandes levam ao logo, à descrição e aos contatos do expositor | Colunas na planilha, copiadas à mão para o site |
| Atualizações em autoatendimento pelos expositores | Link pessoal com acesso automático; os expositores editam o perfil e o organizador aprova | Os expositores enviam mudanças por e-mail; a equipe cola na planilha |
| Busca e filtros para os visitantes | Busca por empresa, estande ou categoria; filtros por categoria; favoritos | Não é voltada aos visitantes |
| Orientação e rotas | Orientação digital passo a passo entre andares e prédios | Nenhuma |
| Experiência no celular | No navegador, pronta para celular; sem app e sem login | Planilhas no celular servem para a equipe, não para expositores nem visitantes |
| Compartilhamento e incorporação no site | Um único link (yourevent.expofp.com), incorporável em sites e apps de evento | A planilha é compartilhada internamente; o PDF e a lista de expositores são exportados para o público |
| Atualização após mudanças | Uma única mudança atualiza o mapa, a disponibilidade e o diretório | Atualizar a linha, recolorir o PDF, exportar e enviar de novo |
| Patrocínio e monetização | Listagens patrocinadas, posições em destaque, anúncios em banner, logos nos estandes, extras de estande, pacotes de patrocínio | Controlado como linhas; nada visível para os visitantes |
| Análises | Buscas, visualizações de estandes, rotas, atividade dos expositores; incluídas em todos os planos | Totais de vendas montados por você; nenhum dado dos visitantes |
| Integrações | Inscrição, venda de ingressos ou CRM (dados dos expositores nos dois sentidos); API JSON | Importações e exportações manuais, ou scripts sob medida |
| Custo | Teste grátis de 7 dias; DIY por $ 149/mês; planta criada pela equipe a partir de $ 990, pagamento único (até 100 estandes; aumenta com o número de estandes) | Gratuito ou já licenciado. O custo é o tempo da equipe e os erros |
A planilha em si não custa nada. O custo vem da quantidade de lugares em que a mesma informação precisa ser atualizada. Pense em uma única venda de estande. Um vendedor confirma o estande 214 com um expositor e muda a célula de status para “Reservado”. Alguém abre o arquivo da planta, colore o estande 214, exporta um novo PDF e publica no site. Outra pessoa emite a fatura e, mais tarde, marca “Pago” quando o dinheiro entra. O expositor envia o logo e a descrição por e-mail, que são colados na planilha e depois na lista de expositores do site. Uma única venda já foi registrada quatro ou cinco vezes, em lugares diferentes, por pessoas diferentes.
As reservas duplicadas nascem exatamente dessa lacuna. A planilha só está correta se todo mundo a consultar antes de prometer um estande, e o PDF só está correto se alguém o recoloriu depois da última mudança. Uma fórmula CONT.SE consegue apontar um número de estande duplicado depois que ele foi digitado, mas não impede que duas pessoas fechem o mesmo estande de esquina na mesma ligação. Aí resta escolher qual expositor decepcionar.
Então a temporada termina e você começa o arquivo do ano seguinte copiando a planilha do ano anterior, limpando a coluna de status e refazendo as cores do PDF do zero.
| Etapa | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Expositor pergunta o que está disponível | Consultar a planilha, fazer uma captura de tela do PDF e responder por e-mail. | Enviar o link do mapa ao vivo. A disponibilidade está sempre atualizada. |
| Estande reservado | Atualizar a linha, recolorir o PDF, exportar e publicar de novo. | O expositor reserva no mapa, você aprova, e o estande aparece como ocupado em todo lugar. |
| Pagamento | Emitir uma fatura, cobrar e marcar “Pago”. | O expositor pode pagar com cartão de crédito no mapa (onde a cobrança estiver ativada). |
| Dados do expositor | Copiar logos e descrições do e-mail para a planilha e para o site. | Os expositores atualizam o próprio perfil por um link com acesso automático; você aprova. |
| Ano seguinte | Duplicar a planilha, limpar os status e recolorir o PDF. | Copiar o mapa e os expositores do ano anterior para o novo evento. |
Os expositores veem o que está disponível, reservam e pagam, e você aprova.
O PDF ou a imagem que você colore hoje é suficiente. Guarde a planilha como referência para números de estande, preços e reservas em andamento.
Envie a planta e deixe a equipe da ExpoFP montá-la (Light, Standard e Pro), ou desenhe você mesmo no FP Designer no plano DIY, mantendo os números de estande que você já usa.
Conecte o seu sistema de inscrição, venda de ingressos ou CRM para que os dados dos expositores circulem nos dois sentidos, ou convide os expositores a completar os perfis por links com acesso automático. Pergunte à equipe da ExpoFP qual é a melhor forma de trazer a lista de expositores que você já tem.
Ative as reservas (incluídas nos planos DIY, Standard e Pro) e, se quiser, os pagamentos com cartão de crédito, para que as novas vendas aconteçam no mapa e não por e-mail.
Publique um único link, incorpore o mapa no seu site e, na próxima temporada, copie o mapa e os expositores para o novo evento em vez de refazer a planilha.
As planilhas continuam sendo a melhor ferramenta para o trabalho em torno da venda de estandes: orçamentos, previsões de receita, relatórios para a diretoria, cálculo de comissões e análises pontuais. A sua equipe financeira provavelmente vai manter uma planilha de qualquer forma. Elas também fazem sentido em eventos muito pequenos, com poucos estandes, uma única pessoa responsável e sem necessidade de que expositores ou visitantes vejam um mapa. A mudança que vale a pena é parar de usar a planilha como sistema de reservas ao vivo e como planta pública, e deixar um mapa ao vivo assumir essa parte.
Existem muitos modelos, e a maioria segue o mesmo padrão: uma linha por estande, com colunas de tamanho, preço, status, empresa e pagamento. Eles funcionam para o controle interno. O que um modelo não consegue é mostrar a disponibilidade ao vivo aos expositores, receber reservas ou pagamentos, nem manter a planta sincronizada, então você continua mantendo um PDF ao lado dele.
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