Una hoja de cálculo te dice qué stands están vendidos, pero tus expositores no pueden verla. Un plano en directo muestra la disponibilidad a todo el mundo.
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Sin tarjeta de crédito
DIY desde 149 $/mes
Sin app
Para los asistentes
Excel y Google Sheets sostienen buena parte del sector de los eventos, y merecen reconocimiento. Son gratuitos o ya tienes la licencia, todo el equipo sabe usarlos y se adaptan a cualquier proceso: una fila por stand, una columna de estado con Disponible / Reservado / Vendido, un precio, un nombre de empresa, una casilla de «¿pagado?» y una columna de notas que crece durante toda la temporada. Google Sheets añade edición conjunta en tiempo real y comentarios. Para presupuestos, informes y análisis puntuales, nada supera a una hoja de cálculo.
El problema aparece cuando la hoja de cálculo se convierte en el sistema de referencia de la venta de stands. No contiene el plano, así que el mapa vive en un PDF aparte que alguien colorea a mano para que coincida con la columna de estado. No tiene lógica de reservas, así que si dos comerciales prometen el stand 214 la misma tarde, nada lo impide. Los expositores no pueden verla, así que cada «¿qué queda disponible?» se convierte en un email, una captura de pantalla y un bloqueo manual. Las facturas, los logos y descripciones de los expositores y la lista pública de expositores se copian a mano de la hoja a otros sitios.
Esta página está pensada para organizadores que gestionan una hoja de cálculo de venta de stands (a menudo una plantilla de Excel para el seguimiento de stands de feria junto con un plano en PDF) y quieren ver qué cambia cuando la hoja, el mapa y el proceso de reserva pasan a ser un único sistema en directo.
| Función | ExpoFP | Spreadsheet + PDF |
|---|---|---|
| Creado específicamente para planos de eventos | Sí. Plano, venta de stands y directorio de expositores en una sola plataforma | No. Una hoja de cálculo genérica más un mapa estático aparte |
| Dibujo / edición de stands | FP Designer: arrastra, suelta, combina y redimensiona stands; los cambios se publican al instante | Los stands son filas; el mapa se edita en otra herramienta y se vuelve a exportar |
| Importar un plano existente | Sube tu archivo o imagen del plano actual y el equipo de ExpoFP lo construye, o dibújalo en FP Designer | El PDF va por separado de la hoja; nada conecta las filas de stands con las formas |
| Disponibilidad de stands en tiempo real | Los expositores ven la disponibilidad en tiempo real en el mapa | La columna de estado solo la ven quienes tienen acceso a la hoja; el PDF muestra lo último que se coloreó |
| Reservas de stands | Los expositores reservan en el mapa; el organizador aprueba y hace el seguimiento en un solo lugar | Emails y llamadas, y después alguien actualiza una fila a mano |
| Protección frente a reservas duplicadas | El estado del stand vive en un solo lugar: el propio mapa | Depende de que todos consulten antes la hoja; las fórmulas pueden señalar duplicados a posteriori |
| Pagos de stands en línea | Los expositores pueden comprar con tarjeta de crédito en el mapa (opción de pagos; no disponible en el plan Light) | Herramientas de facturación y cobro aparte; «pagado» se marca a mano |
| Perfiles y directorio de expositores | Los stands enlazan al logo, la descripción y los contactos del expositor | Columnas en la hoja, copiadas a mano al sitio web |
| Actualizaciones en autoservicio por los expositores | Enlace personal de acceso automático; los expositores editan su perfil y el organizador lo aprueba | Los expositores envían los cambios por email; el equipo los pega |
| Búsqueda y filtros para asistentes | Búsqueda por empresa, stand o categoría; filtros por categoría; favoritos | No está pensada para los asistentes |
| Orientación / rutas | Orientación digital paso a paso entre plantas y edificios | Ninguna |
| Experiencia móvil | Desde el navegador, preparado para móvil; sin app ni inicio de sesión | Una hoja en el teléfono sirve al equipo, no a expositores ni asistentes |
| Compartir e integrar en el sitio web | Un solo enlace (yourevent.expofp.com), integrable en sitios web y apps de eventos | La hoja se comparte internamente; para el público se exportan el PDF y la lista de expositores |
| Actualización tras los cambios | Un solo cambio actualiza el mapa, la disponibilidad y el directorio | Actualizar la fila, volver a colorear el PDF, exportar y reenviar |
| Patrocinio / monetización | Fichas patrocinadas, posiciones destacadas, banners, logos en los stands, extras de stand, paquetes de patrocinio | Se registra en filas; nada visible para los asistentes |
| Analítica | Búsquedas, visitas a stands, rutas, actividad de expositores; incluida en todos los planes | Totales de ventas que montas tú; sin datos de asistentes |
| Integraciones | Registro, venta de entradas o CRM (los datos de expositores fluyen en ambos sentidos); API JSON | Importaciones y exportaciones manuales, o scripts a medida |
| Coste | Prueba gratuita de 7 días; DIY 149 $/mes; planes creados por nuestro equipo desde 990 $ en un pago único (≤100 stands; escala según el número de stands) | Gratis o con licencia ya pagada. El coste es el tiempo del equipo y los errores |
La hoja de cálculo en sí no cuesta nada. El coste viene de la cantidad de sitios en los que hay que actualizar el mismo dato. Toma una sola venta de stand. Un comercial confirma el stand 214 con un expositor y cambia la celda de estado a «Reservado». Alguien abre el archivo del plano, colorea el stand 214, exporta un PDF nuevo y lo sube al sitio web. Otra persona crea la factura y, más tarde, marca «Pagado» cuando llega el dinero. El expositor envía por email su logo y su descripción, que se pegan en la hoja y después en la lista de expositores del sitio web. Una sola venta se ha introducido ya cuatro o cinco veces, en sitios distintos y por personas distintas.
Las reservas duplicadas nacen justo de esa brecha. La hoja solo es correcta si todos la consultan antes de prometer un stand, y el PDF solo es correcto si alguien lo volvió a colorear tras el último cambio. Una fórmula CONTAR.SI puede señalar un número de stand duplicado después de introducirlo, pero no puede impedir que dos personas cierren el mismo stand de esquina en la misma llamada. Y entonces te toca elegir a qué expositor decepcionar.
Después termina la temporada y empiezas el archivo del año siguiente copiando la hoja del año anterior, vaciando la columna de estado y rehaciendo desde cero los colores del PDF.
| Paso | Antes | Después |
|---|---|---|
| Un expositor pregunta qué hay disponible | Consultar la hoja, hacer una captura del PDF y responder por email. | Envía el enlace del mapa en directo. La disponibilidad siempre está al día. |
| Stand reservado | Actualizar la fila, volver a colorear el PDF, exportarlo y subirlo de nuevo. | El expositor reserva en el mapa, tú lo apruebas y el stand aparece como ocupado en todas partes. |
| Pago | Crear una factura, reclamarla y marcar «Pagado». | El expositor puede pagar con tarjeta de crédito en el mapa (si el cobro de pagos está activado). |
| Datos del expositor | Copiar logos y descripciones del email a la hoja y al sitio web. | Los expositores actualizan su propio perfil mediante un enlace de acceso automático; tú lo apruebas. |
| Año siguiente | Duplicar la hoja, vaciar los estados y volver a colorear el PDF. | Copia el mapa y los expositores del año anterior al nuevo evento. |
Los expositores ven qué está disponible, lo reservan y pagan, y tú lo apruebas.
El PDF o la imagen que coloreas hoy es suficiente. Conserva tu hoja de cálculo como referencia de los números de stand, los precios y los bloqueos actuales.
Sube el plano y deja que el equipo de ExpoFP lo construya (Light, Standard y Pro), o dibújalo tú en FP Designer con el plan DIY, respetando tus números de stand actuales.
Conecta tu sistema de registro, venta de entradas o CRM para que los datos de los expositores fluyan en ambos sentidos, o invita a los expositores a completar sus perfiles mediante enlaces de acceso automático. Consulta con el equipo de ExpoFP la mejor forma de traer la lista de expositores que ya tienes.
Activa las reservas (incluidas en DIY, Standard y Pro) y, si quieres, los pagos con tarjeta de crédito, para que las nuevas ventas se hagan en el mapa y no por email.
Publica un solo enlace, integra el mapa en tu sitio web y, la próxima temporada, copia el mapa y los expositores al nuevo evento en lugar de rehacer la hoja de cálculo.
Las hojas de cálculo siguen siendo la mejor herramienta para el trabajo que rodea a la venta de stands: presupuestos, previsiones de ingresos, informes para la dirección, cálculo de comisiones y análisis puntuales. Lo más probable es que tu equipo de finanzas mantenga una hoja pase lo que pase. También tienen sentido en eventos muy pequeños, con unos pocos stands, una sola persona al mando y sin necesidad de que expositores o asistentes vean un mapa. El cambio que merece la pena es dejar de usar la hoja de cálculo como sistema de reservas en directo y como plano público, y que un mapa en directo se encargue de esa parte.
Hay muchísimas plantillas, y la mayoría siguen el mismo patrón: una fila por stand con columnas de tamaño, precio, estado, empresa y pago. Sirven para el seguimiento interno. Lo que una plantilla no puede hacer es mostrar la disponibilidad en tiempo real a los expositores, aceptar reservas o pagos, ni mantener sincronizado un plano, así que sigues manteniendo un PDF en paralelo.
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La información de esta página se basa en materiales de producto de acceso público y puede cambiar con el tiempo. Microsoft Excel y Google Sheets son marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Esta es la comparativa propia de ExpoFP y refleja nuestra perspectiva a partir de información pública y de nuestra investigación del producto tal como lo ve el usuario.