- Müşteri
- Info-Tech Research Group
- Sektör
- BT araştırma ve danışmanlığı
- Etkinlik
- Info-Tech LIVE 2026
- Mekân
- The Bellagio, Las Vegas
- Plan
- Markaya özel interaktif yerleşim planı · 200 stant
- Teslim süresi
- 5 iş günü içinde
- Etkinlik tarihleri
- 9–11 Haziran 2026
- İş ortakları
- Freeman · Cvent
- Kapsam
- Markaya özel tasarım · Cvent entegrasyonu · Yön bulma · Katılımcı firma dizini · Oturum ve veri senkronizasyonu
Info-Tech LIVE 2026, Las Vegas'taki Bellagio'da 4.000'den fazla CIO'yu, teknoloji yöneticisini ve sektör liderini üç günlük eğitim, networking ve inovasyon programında bir araya getirdi. Agentic IT: From Hype to Value temasıyla düzenlenen konferansta analistlerin yürüttüğü 200'den fazla oturum ve atölye, 100'ü aşkın teknoloji katılımcı firması ve sponsoru ile net ve anlık yönlendirme gerektiren, çok bölgeli zorlu bir mekân yer aldı.
Ziyaretçi yönlendirmesini ve katılımcı firma keşfini desteklemek için Info-Tech Research Group; Freeman, Cvent ve ExpoFP ile çalışarak interaktif yerleşim planını doğrudan Cvent Attendee Hub içine yerleştirdi. Böylece ziyaretçilerin araçlar arasında geçiş yapması gerekmedi ve organizatörün operasyonel yükü azaldı.
Zorluk: birden çok sistemin bir arada çalıştığı bir etkinlikte yön bulmak
Info-Tech LIVE, paralel çalışan birden fazla etkinlik teknolojisi sağlayıcısına dayanıyordu. Cvent kayıt, program yönetimi ve Attendee Hub tarafını üstlendi. Freeman sahadaki etkinlik hizmetlerini yönetti. Ziyaretçilerin, katılımcı firmaları keşfetmek, oturumları bulmak ve yoğun bir konferans ortamında dolaşmak için sezgisel bir yola ihtiyacı vardı; üstelik etkinlik uygulamasından hiç çıkmadan.
Organizatör ayrıca ek elle iş ya da sistemler arasında mükerrer veri yönetimi istemiyordu. Her yerleşim planı çözümü, sürdürülecek paralel bir akış eklemek yerine mevcut yapıya entegre olmalıydı.
Cvent Attendee Hub içinde tamamen markaya özel bir interaktif yerleşim planı sunmak; katılımcı firma ve oturum verileriyle otomatik senkronize, organizatöre ek veri girişi yükü getirmeden.
Organizatörün hedefleri
Proje dört net hedef üzerine kuruldu:
- Tamamen markaya özel bir interaktif yerleşim planı yayına almak ve Cvent Attendee Hub içine gömmek.
- Ziyaretçilere katılımcı firmaları bulmak, oturumlara ulaşmak ve Bellagio mekânında dolaşmak için tek bir yer sunmak.
- Katılımcı firma ve oturum verilerini Cvent'ten otomatik senkronize etmek; mükerrer veri girişi olmadan.
- Sponsorların ziyaretçilere dönük dijital deneyim içinde ek görünürlük kazanmasını sağlamak.
Yerleşim planı yalnızca ziyaretçi yönlendirmesine değil, katılımcı firmaların bulunabilirliğine ve sponsor görünürlüğüne de bağlıydı. Daha güçlü bir harita deneyimi, bu sonuçların hepsini aynı anda iyileştirirken etkinlik ekibinin operasyonel karmaşıklığını da azalttı.
ExpoFP'nin çözümü
ExpoFP, 200 stantlı etkinlik için markaya özel tek bir interaktif yerleşim planını, Freeman ve Cvent ile koordine edilen iş ortağı liderliğindeki bir uygulama kapsamında sundu.
Teslim edilen kapsam şunları içeriyordu:
- Info-Tech LIVE görsel kimliğine uygun özel tasarımlı, markaya özel interaktif yerleşim planı
- Bellagio içindeki tüm oturum noktalarına ve fuar alanlarına eksiksiz yön bulma
- Arama ve kategori filtreleri içeren katılımcı firma dizini
- Katılımcı firma verilerinin ve etkinlik programının otomatik senkronizasyonu için Cvent ile doğrudan entegrasyon
- Kesintisiz ziyaretçi deneyimi için Cvent Attendee Hub'a gömülü harita
- Etkinlik yaşam döngüsü boyunca sürekli güncelleme desteği – değişiklikler için müşteri katılımı gerekmeden
Cvent Attendee Hub içinde tamamen markaya özel bir interaktif yerleşim planı: katılımcı firma keşfini, oturum yönlendirmesini ve anlık veri senkronizasyonunu tek bir ziyaretçi deneyiminde birleştirdi; organizatöre ek operasyonel yük getirmedi.
Proje nasıl yürütüldü
1. Harita oluşturma
ExpoFP, markaya özel interaktif yerleşim planını 5 iş günü içinde oluşturup teslim etti.
2. Entegrasyon kurulumu
Organizatör Cvent API kimlik bilgilerini sağladı. ExpoFP, katılımcı firma ve oturum verileri için entegrasyonu yapılandırdı.
3. Veri senkronizasyonu
Katılımcı firma ve oturum bilgileri Cvent'ten senkronize edildi ve harita Attendee Hub'a gömüldü.
4. Sürekli güncellemeler
Güncellemeler planlama süreci boyunca senkronize edildi; böylece ziyaretçiler her zaman güncel bilgiye ulaştı.
5. Canlı etkinlik
İnteraktif yerleşim planı, etkinlik haftası boyunca Attendee Hub içinde ziyaretçilere açık kaldı.
Sonuç: yoğun kullanılan bir yön bulma ve keşif aracı
ExpoFP, çok oturumlu karmaşık bir konferans düzenini, doğrudan etkinlik uygulamasına gömülü, net ve yoğun kullanılan bir yön bulma aracına dönüştürmeye yardımcı oldu.
Doğrudan Attendee Hub'a entegre olarak ExpoFP, yerleşim planını statik bir mekân referansından aktif bir yön bulma ve keşif aracına dönüştürdü. Ziyaretçiler haritayı katılımcı firmaları bulmak, oturumlara ulaşmak ve mekânda dolaşmak için kullandı; sponsorlar ise dijital deneyim içinde ek görünürlük fırsatları elde etti. Organizatörler etkinlik yaşam döngüsü boyunca elle veri girişinden ve mükerrer bakımdan kurtuldu.
Bu vaka ExpoFP'yi değerlendirenler için neden önemli
Bu vaka özellikle şunlar için geçerli:
- Karmaşık, çok oturumlu mekânları yöneten teknoloji konferansları, yönetici zirveleri ve meslek birliği etkinlikleri
- Cvent'i zaten kullanan ve operasyonel karmaşıklık eklemeden interaktif yerleşim planı isteyen organizatörler
- Etkinlik uygulaması içinde ek görünürlük fırsatları arayan, çok kademeli sponsorlara sahip etkinlikler
- Mevcut etkinlik teknolojisi ekosistemleriyle entegre çalışan dijital yön bulmayı değerlendiren ekipler
- Güvenilir ve entegrasyona hazır bir yerleşim planı çözümü arayan etkinlik teknolojisi iş ortakları – etkinlik uygulaması ve kayıt platformları dahil
- İş ortağı liderliğindeki uygulamalarda Freeman veya benzeri hizmet sağlayıcılarla çalışan organizatörler
Bu vaka, ExpoFP'nin mevcut bir etkinlik teknolojisi yığınına interaktif yerleşim planı ve dijital yön bulma ekleyebildiğini, üstelik elle yapılan işi artırmadan, tek bir çözümle ziyaretçilere, katılımcı firmalara ve sponsorlara değer sunduğunu gösteriyor.
Sonuç
Etkinliklerin çoğu yerleşim planını sonradan düşünülen bir ayrıntı olarak görür. Info-Tech LIVE 2026 ise onu ziyaretçi deneyiminin merkezine koydu. Senkronize, markaya özel bir interaktif haritayı doğrudan Cvent Attendee Hub içine yerleştirerek – ve bunu organizatöre iş çıkarmadan sunup sürdürerek – ExpoFP, etkinlik ekibinin asıl önemli işe odaklanmasını sağladı: 4.000'den fazla teknoloji lideri için dünya çapında bir konferans düzenlemek.
