Come ExpoFP ha supportato Info-Tech LIVE 2026 con una planimetria interattiva dentro Cvent Attendee Hub

Info-Tech LIVE 2026 ha riunito oltre 4.000 CIO, dirigenti tecnologici e figure di riferimento del settore al Bellagio di Las Vegas per tre giorni di formazione, networking e innovazione. Costruita attorno al tema Agentic IT: From Hype to Value, la conferenza contava più di 200 sessioni e workshop guidati da analisti, oltre 100 espositori e sponsor tecnologici e una sede impegnativa, distribuita su più zone, che richiedeva un orientamento chiaro e in tempo reale.

Per supportare l'orientamento dei visitatori e la ricerca degli espositori, Info-Tech Research Group ha lavorato con Freeman, Cvent ed ExpoFP per portare una planimetria interattiva direttamente dentro Cvent Attendee Hub, evitando ai visitatori di passare da uno strumento all'altro e riducendo il carico operativo dell'organizzatore.

La sfida: orientarsi in un evento con più sistemi in parallelo

Info-Tech LIVE si appoggiava a più fornitori tecnologici attivi in parallelo. Cvent gestiva registrazioni, programma e Attendee Hub. Freeman curava i servizi in loco. I visitatori avevano bisogno di un modo intuitivo per scoprire gli espositori, individuare le sessioni e muoversi in un ambiente congressuale molto affollato, senza mai uscire dall'app dell'evento.

L'organizzatore voleva inoltre evitare lavoro manuale aggiuntivo o gestione duplicata dei dati tra i sistemi. Qualsiasi soluzione di planimetria doveva integrarsi con ciò che era già in uso, invece di aggiungere un flusso parallelo da mantenere.

Gli obiettivi dell'organizzatore

Il progetto era costruito attorno a quattro obiettivi chiari:

La planimetria non era legata solo all'orientamento dei visitatori, ma anche alla reperibilità degli espositori e all'esposizione degli sponsor. Un'esperienza di mappa più solida migliorava tutti questi risultati insieme, riducendo al tempo stesso la complessità operativa per il team dell'evento.

La soluzione di ExpoFP

ExpoFP ha realizzato una planimetria interattiva personalizzata per l'evento da 200 stand, nell'ambito di un'implementazione guidata dai partner e coordinata con Freeman e Cvent.

L'ambito consegnato comprendeva:

• Planimetria interattiva personalizzata, con design su misura coerente con l'identità visiva di Info-Tech LIVE
• Orientamento completo verso tutte le sedi delle sessioni e le aree espositive all'interno del Bellagio
• Directory espositori con ricerca e filtri per categoria
• Integrazione diretta con Cvent per la sincronizzazione automatica dei dati espositori e del programma
• Mappa integrata in Cvent Attendee Hub per un'esperienza continua del visitatore
• Supporto continuativo sugli aggiornamenti lungo tutto il ciclo dell'evento, senza bisogno di interventi del cliente per le modifiche

Come è stato realizzato il progetto

1. Costruzione della mappa

ExpoFP ha creato e consegnato una planimetria interattiva personalizzata entro 5 giorni lavorativi.

2. Configurazione dell'integrazione

L'organizzatore ha fornito le credenziali API di Cvent. ExpoFP ha configurato l'integrazione per i dati di espositori e sessioni.

3. Sincronizzazione dei dati

Le informazioni su espositori e sessioni sono state sincronizzate da Cvent e la mappa è stata integrata in Attendee Hub.

4. Aggiornamenti continui

Gli aggiornamenti sono stati sincronizzati durante tutta la pianificazione, così i visitatori hanno sempre avuto informazioni aggiornate.

5. Evento live

La planimetria interattiva è rimasta disponibile dentro Attendee Hub per tutta la settimana dell'evento.

Il risultato: uno strumento di orientamento e scoperta molto usato

ExpoFP ha contribuito a trasformare il layout complesso di una conferenza con molte sessioni in uno strumento di orientamento chiaro e molto utilizzato, integrato direttamente nell'app dell'evento.

Integrandosi direttamente in Attendee Hub, ExpoFP ha aiutato a trasformare la planimetria da riferimento statico della sede a strumento attivo di orientamento e scoperta. I visitatori hanno usato la mappa per individuare gli espositori, trovare le sessioni e muoversi nella sede, mentre gli sponsor guadagnavano ulteriori occasioni di visibilità all'interno dell'esperienza digitale. Gli organizzatori hanno evitato inserimenti manuali e manutenzione duplicata lungo tutto il ciclo dell'evento.

Perché questo caso è rilevante per chi valuta ExpoFP

Questo caso è particolarmente rilevante per:

• Conferenze tecnologiche, summit per dirigenti ed eventi associativi che gestiscono sedi complesse con molte sessioni
• Organizzatori che già usano Cvent e vogliono planimetrie interattive senza aggiungere complessità operativa
• Eventi con sponsor su più livelli che cercano ulteriori occasioni di visibilità dentro l'app
• Team che valutano un orientamento digitale integrabile con gli ecosistemi tecnologici già in uso
• Partner dell'event tech – comprese piattaforme di app per eventi e di registrazione – alla ricerca di una soluzione di planimetria affidabile e pronta da integrare
• Organizzatori che lavorano con Freeman o fornitori simili su implementazioni guidate dai partner

Dimostra che ExpoFP può aggiungere planimetrie interattive e orientamento digitale a uno stack tecnologico già esistente senza aumentare il lavoro manuale, portando valore a visitatori, espositori e sponsor con un'unica soluzione.

In sintesi

La maggior parte degli eventi tratta la planimetria come un dettaglio secondario. Info-Tech LIVE 2026 l'ha resa parte centrale dell'esperienza dei visitatori. Integrando una mappa interattiva personalizzata e sincronizzata direttamente dentro Cvent Attendee Hub – realizzata e mantenuta senza creare lavoro per l'organizzatore – ExpoFP ha permesso al team dell'evento di concentrarsi su ciò che contava: offrire una conferenza di primo livello a oltre 4.000 leader della tecnologia.