- Client
- Info-Tech Research Group
- Secteur
- Recherche et conseil en informatique
- Événement
- Info-Tech LIVE 2026
- Site
- The Bellagio, Las Vegas
- Formule
- Plan de salle interactif personnalisé · 200 stands
- Livraison
- En 5 jours ouvrés
- Dates de l'événement
- 9–11 juin 2026
- Partenaires
- Freeman · Cvent
- Périmètre
- Design aux couleurs de l'événement · Intégration Cvent · Orientation · Annuaire des exposants · Synchronisation des sessions et des données
Info-Tech LIVE 2026 a réuni plus de 4 000 DSI, dirigeants technologiques et acteurs du secteur au Bellagio de Las Vegas pour trois jours de formation, de networking et d'innovation. Articulée autour du thème Agentic IT: From Hype to Value, la conférence proposait plus de 200 sessions et ateliers animés par des analystes, plus de 100 exposants et sponsors technologiques, et un site exigeant réparti sur plusieurs zones, qui appelait une orientation claire et en temps réel.
Pour l'orientation des visiteurs et la découverte des exposants, Info-Tech Research Group a travaillé avec Freeman, Cvent et ExpoFP afin de déployer un plan de salle interactif directement dans Cvent Attendee Hub – évitant aux visiteurs de passer d'un outil à l'autre et réduisant la charge opérationnelle de l'organisateur.
Le défi : s'orienter dans un événement à plusieurs systèmes
Info-Tech LIVE s'appuyait sur plusieurs fournisseurs technologiques fonctionnant en parallèle. Cvent gérait les inscriptions, le programme et Attendee Hub. Freeman assurait les services événementiels sur place. Les visiteurs avaient besoin d'un moyen intuitif de découvrir les exposants, de localiser les sessions et de circuler dans un environnement de conférence chargé – le tout sans quitter l'application de l'événement.
L'organisateur voulait par ailleurs éviter tout travail manuel supplémentaire ou toute gestion de données en double entre les systèmes. Toute solution de plan de salle devait s'intégrer à l'existant plutôt qu'ajouter un second flux de travail à entretenir.
Livrer un plan de salle interactif entièrement personnalisé intégré à Cvent Attendee Hub, synchronisé automatiquement avec les données exposants et sessions, sans aucune saisie supplémentaire pour l'organisateur.
Ce que l'organisateur voulait obtenir
Le projet reposait sur quatre objectifs clairs :
- Lancer un plan de salle interactif entièrement personnalisé et l'intégrer dans Cvent Attendee Hub.
- Donner aux visiteurs un seul endroit pour localiser les exposants, trouver les sessions et circuler dans le Bellagio.
- Synchroniser automatiquement les données exposants et sessions depuis Cvent, sans double saisie.
- Offrir aux sponsors une visibilité supplémentaire au sein de l'expérience digitale des visiteurs.
Le plan de salle était lié non seulement à l'orientation des visiteurs, mais aussi à la découvrabilité des exposants et à l'exposition des sponsors. Une meilleure expérience cartographique améliorait tous ces résultats en même temps, tout en réduisant la complexité opérationnelle pour l'équipe de l'événement.
La solution d'ExpoFP
ExpoFP a livré un plan de salle interactif personnalisé pour cet événement de 200 stands, dans le cadre d'une mise en œuvre menée par des partenaires et coordonnée avec Freeman et Cvent.
Le périmètre livré comprenait :
- Plan de salle interactif personnalisé, au design conforme à l'identité visuelle d'Info-Tech LIVE
- Orientation complète vers tous les lieux de sessions et espaces d'exposition du Bellagio
- Annuaire des exposants avec recherche et filtres par catégorie
- Intégration directe avec Cvent pour la synchronisation automatique des données exposants et du programme
- Carte intégrée dans Cvent Attendee Hub pour une expérience visiteur fluide
- Accompagnement continu sur les mises à jour tout au long du cycle de l'événement – aucune intervention du client nécessaire pour les modifications
Un plan de salle interactif entièrement personnalisé intégré à Cvent Attendee Hub, réunissant découverte des exposants, orientation vers les sessions et synchronisation des données en temps réel dans une seule expérience visiteur, sans charge opérationnelle supplémentaire pour l'organisateur.
Comment le projet a été mené
1. Construction de la carte
ExpoFP a créé et livré un plan de salle interactif personnalisé en 5 jours ouvrés.
2. Mise en place de l'intégration
L'organisateur a fourni les identifiants de l'API Cvent. ExpoFP a configuré l'intégration pour les données exposants et sessions.
3. Synchronisation des données
Les informations exposants et sessions ont été synchronisées depuis Cvent et la carte a été intégrée dans Attendee Hub.
4. Mises à jour continues
Les mises à jour ont été synchronisées tout au long de la préparation, pour que les visiteurs disposent toujours d'informations à jour.
5. Événement en direct
Le plan de salle interactif est resté accessible dans Attendee Hub pendant toute la semaine de l'événement.
Le résultat : un outil d'orientation et de découverte très utilisé
ExpoFP a contribué à transformer l'agencement complexe d'une conférence à sessions multiples en un outil d'orientation clair et très utilisé, intégré directement dans l'application de l'événement.
En s'intégrant directement dans Attendee Hub, ExpoFP a aidé à faire passer le plan de salle d'une référence statique du site à un véritable outil d'orientation et de découverte. Les visiteurs ont utilisé la carte pour localiser les exposants, trouver les sessions et circuler sur le site, tandis que les sponsors gagnaient des occasions de visibilité supplémentaires dans l'expérience digitale. Les organisateurs, eux, ont évité la saisie manuelle et la maintenance en double tout au long du cycle de l'événement.
Pourquoi ce cas est parlant pour les prospects d'ExpoFP
Ce cas est particulièrement pertinent pour :
- Les conférences technologiques, sommets de dirigeants et événements d'associations professionnelles gérant des sites complexes à sessions multiples
- Les organisateurs déjà équipés de Cvent qui veulent des plans de salle interactifs sans complexité opérationnelle supplémentaire
- Les événements avec des sponsors à plusieurs niveaux cherchant des occasions de visibilité supplémentaires dans l'application
- Les équipes qui évaluent une orientation digitale s'intégrant aux écosystèmes technologiques existants
- Les partenaires de la tech événementielle – dont les plateformes d'applications et d'inscription – à la recherche d'une solution de plan de salle fiable et prête à intégrer
- Les organisateurs travaillant avec Freeman ou des prestataires similaires sur des mises en œuvre menées par des partenaires
Il montre qu'ExpoFP peut ajouter plans de salle interactifs et orientation digitale à un environnement technologique existant sans alourdir la charge manuelle – en apportant de la valeur aux visiteurs, aux exposants et aux sponsors avec une seule solution.
À retenir
La plupart des événements traitent le plan de salle comme un détail. Info-Tech LIVE 2026 en a fait une composante centrale de l'expérience visiteur. En intégrant une carte interactive personnalisée et synchronisée directement dans Cvent Attendee Hub – livrée et maintenue sans créer de travail pour l'organisateur – ExpoFP a permis à l'équipe de se concentrer sur l'essentiel : proposer une conférence de premier plan à plus de 4 000 dirigeants technologiques.
