- Cliente
- Info-Tech Research Group
- Sector
- Investigación y consultoría TI
- Evento
- Info-Tech LIVE 2026
- Recinto
- The Bellagio, Las Vegas
- Plan
- Plano interactivo personalizado · 200 stands
- Entrega
- En 5 días laborables
- Fechas del evento
- 9–11 de junio de 2026
- Socios
- Freeman · Cvent
- Alcance
- Diseño personalizado · Integración con Cvent · Orientación · Directorio de expositores · Sincronización de sesiones y datos
Info-Tech LIVE 2026 reunió a más de 4.000 CIO, directivos de tecnología y líderes del sector en el Bellagio de Las Vegas durante tres días de formación, networking e innovación. Bajo el lema Agentic IT: From Hype to Value, el congreso ofreció más de 200 sesiones y talleres dirigidos por analistas, más de 100 expositores y patrocinadores tecnológicos y un recinto exigente, con varias zonas, que requería una orientación clara y en tiempo real.
Para dar soporte a la orientación de los asistentes y a la búsqueda de expositores, Info-Tech Research Group trabajó con Freeman, Cvent y ExpoFP para desplegar un plano interactivo directamente dentro de Cvent Attendee Hub, evitando que los asistentes cambiaran de herramienta y reduciendo la carga operativa del organizador.
El reto: orientarse en un evento con varios sistemas en paralelo
Info-Tech LIVE se apoyaba en varios proveedores de tecnología para eventos funcionando a la vez. Cvent gestionaba el registro, la agenda y Attendee Hub. Freeman se encargaba de los servicios sobre el terreno. Los asistentes necesitaban una forma intuitiva de descubrir expositores, localizar sesiones y moverse por un entorno de congreso muy activo, todo ello sin salir de la app del evento.
El organizador también quería evitar trabajo manual adicional o la gestión duplicada de datos entre sistemas. Cualquier solución de plano tenía que integrarse con lo que ya existía en lugar de añadir un flujo paralelo que mantener.
Entregar un plano interactivo totalmente personalizado dentro de Cvent Attendee Hub, sincronizado automáticamente con los datos de expositores y sesiones y sin carga adicional de introducción de datos para el organizador.
Qué quería conseguir el organizador
El proyecto se construyó en torno a cuatro objetivos claros:
- Lanzar un plano interactivo totalmente personalizado e integrarlo dentro de Cvent Attendee Hub.
- Dar a los asistentes un único lugar para localizar expositores, encontrar sesiones y moverse por el recinto del Bellagio.
- Sincronizar automáticamente los datos de expositores y sesiones desde Cvent, sin duplicar la introducción de datos.
- Asegurar que los patrocinadores ganaran visibilidad adicional dentro de la experiencia digital de los asistentes.
El plano no solo estaba ligado a la orientación de los asistentes, sino también a la visibilidad de expositores y patrocinadores. Una mejor experiencia de mapa mejoraba todos esos resultados a la vez y reducía la complejidad operativa del equipo del evento.
La solución de ExpoFP
ExpoFP entregó un plano interactivo personalizado para un evento de 200 stands, como parte de una implementación liderada por socios y coordinada con Freeman y Cvent.
El alcance entregado incluía:
- Plano interactivo personalizado, con un diseño a medida acorde a la identidad visual de Info-Tech LIVE
- Orientación completa hacia todas las ubicaciones de sesiones y zonas de expositores dentro del Bellagio
- Directorio de expositores con búsqueda y filtros por categoría
- Integración directa con Cvent para sincronizar automáticamente los datos de expositores y la agenda del evento
- Mapa integrado en Cvent Attendee Hub para una experiencia continua del asistente
- Soporte de actualizaciones durante todo el ciclo del evento, sin necesidad de intervención del cliente para hacer cambios
Un plano interactivo totalmente personalizado dentro de Cvent Attendee Hub, que combina búsqueda de expositores, orientación hacia las sesiones y sincronización de datos en tiempo real en una sola experiencia para el asistente, sin carga operativa adicional para el organizador.
Cómo se ejecutó el proyecto
1. Construcción del mapa
ExpoFP creó y entregó un plano interactivo personalizado en 5 días laborables.
2. Configuración de la integración
El organizador facilitó las credenciales de la API de Cvent. ExpoFP configuró la integración para los datos de expositores y sesiones.
3. Sincronización de datos
La información de expositores y sesiones se sincronizó desde Cvent y el mapa se integró en Attendee Hub.
4. Actualizaciones continuas
Los cambios se sincronizaron durante toda la planificación, de modo que los asistentes siempre tuvieran información actualizada.
5. Evento en directo
El plano interactivo estuvo disponible dentro de Attendee Hub durante toda la semana del evento.
El resultado: una herramienta de orientación y descubrimiento muy usada
ExpoFP ayudó a convertir la compleja distribución de un congreso con muchas sesiones en una herramienta de orientación clara y muy usada, integrada directamente en la app del evento.
Al integrarse directamente en Attendee Hub, ExpoFP contribuyó a que el plano pasara de ser una referencia estática del recinto a una herramienta activa de orientación y descubrimiento. Los asistentes usaron el mapa para localizar expositores, encontrar sesiones y moverse por el recinto, mientras los patrocinadores ganaban oportunidades de visibilidad adicionales dentro de la experiencia digital. Los organizadores se ahorraron la introducción manual de datos y el mantenimiento duplicado durante todo el ciclo del evento.
Por qué este caso importa a quienes valoran ExpoFP
Este caso es especialmente relevante para:
- Congresos tecnológicos, cumbres de directivos y eventos de asociaciones profesionales con recintos complejos y muchas sesiones
- Organizadores que ya usan Cvent y quieren planos interactivos sin añadir complejidad operativa
- Eventos con patrocinadores de varios niveles que buscan oportunidades de visibilidad adicionales dentro de la app
- Equipos que valoran una orientación digital que se integre con sus ecosistemas de tecnología para eventos
- Socios de tecnología para eventos, incluidas plataformas de apps y de registro, que buscan una solución de plano fiable y lista para integrar
- Organizadores que trabajan con Freeman o proveedores similares en implementaciones lideradas por socios
Demuestra que ExpoFP puede añadir planos interactivos y orientación digital a un stack de tecnología para eventos ya existente sin aumentar el trabajo manual, aportando valor a asistentes, expositores y patrocinadores desde una única solución.
Conclusión
La mayoría de los eventos tratan el plano como algo secundario. Info-Tech LIVE 2026 lo trató como una parte central de la experiencia del asistente. Al integrar un mapa interactivo personalizado y sincronizado directamente dentro de Cvent Attendee Hub, entregado y mantenido sin añadir trabajo al organizador, ExpoFP ayudó al equipo del evento a centrarse en lo que importaba: ofrecer un congreso de primer nivel a más de 4.000 líderes tecnológicos.
