- Kunde
- Info-Tech Research Group
- Branche
- IT-Research und -Beratung
- Event
- Info-Tech LIVE 2026
- Veranstaltungsort
- The Bellagio, Las Vegas
- Paket
- Markengerechter interaktiver Hallenplan · 200 Stände
- Lieferung
- Innerhalb von 5 Werktagen
- Veranstaltungstermin
- 9.–11. Juni 2026
- Partner
- Freeman · Cvent
- Leistungsumfang
- Markengerechtes Design · Cvent-Integration · Wegeleitung · Ausstellerverzeichnis · Session- und Datensynchronisation
Info-Tech LIVE 2026 brachte mehr als 4.000 CIOs, Technologieverantwortliche und Branchenvertreter für drei Tage voller Weiterbildung, Networking und Innovation im Bellagio in Las Vegas zusammen. Unter dem Leitthema Agentic IT: From Hype to Value bot die Konferenz über 200 von Analysten geleitete Sessions und Workshops, mehr als 100 Technologieaussteller und -sponsoren sowie einen anspruchsvollen Veranstaltungsort mit mehreren Zonen, der klare Orientierung in Echtzeit verlangte.
Für Besucherführung und Ausstellersuche arbeitete die Info-Tech Research Group mit Freeman, Cvent und ExpoFP zusammen und brachte einen interaktiven Hallenplan direkt in den Cvent Attendee Hub – ohne Toolwechsel für die Besucher und mit weniger operativem Aufwand für den Veranstalter.
Die Herausforderung: Orientierung über einen mehrteiligen Eventtechnologie-Stack
Info-Tech LIVE setzte parallel auf mehrere Eventtechnologie-Anbieter. Cvent übernahm Registrierung, Programmverwaltung und Attendee Hub. Freeman verantwortete die Eventservices vor Ort. Die Besucher brauchten einen intuitiven Weg, Aussteller zu entdecken, Sessions zu finden und sich in einer belebten Konferenzumgebung zurechtzufinden – und das, ohne die Event-App zu verlassen.
Zugleich wollte der Veranstalter zusätzliche Handarbeit und doppelte Datenpflege über mehrere Systeme hinweg vermeiden. Jede Hallenplan-Lösung musste sich in das Bestehende einfügen, statt einen zweiten Arbeitsablauf zu erzeugen.
Einen vollständig markengerechten interaktiven Hallenplan im Cvent Attendee Hub bereitstellen, automatisch mit Aussteller- und Sessiondaten synchronisiert und ohne zusätzlichen Pflegeaufwand für den Veranstalter.
Was der Veranstalter erreichen wollte
Das Projekt war auf vier klare Ziele ausgerichtet:
- Einen vollständig markengerechten interaktiven Hallenplan starten und in den Cvent Attendee Hub einbetten.
- Besuchern einen einzigen Ort geben, um Aussteller zu finden, Sessions zu lokalisieren und sich im Bellagio zurechtzufinden.
- Aussteller- und Sessiondaten automatisch aus Cvent synchronisieren – ohne doppelte Dateneingabe.
- Sponsoren zusätzliche Sichtbarkeit innerhalb der digitalen Besuchererfahrung verschaffen.
Der Hallenplan war nicht nur an die Besucherführung gekoppelt, sondern auch an die Auffindbarkeit der Aussteller und die Sichtbarkeit der Sponsoren. Eine stärkere Kartenerfahrung verbesserte all das gleichzeitig und senkte zugleich die operative Komplexität für das Eventteam.
Die Lösung von ExpoFP
ExpoFP lieferte einen markengerechten interaktiven Hallenplan für das Event mit 200 Ständen – als partnergeführte Umsetzung in Abstimmung mit Freeman und Cvent.
Der gelieferte Umfang enthielt:
- Markengerechter interaktiver Hallenplan im individuellen Design der visuellen Identität von Info-Tech LIVE
- Vollständige Wegeleitung zu allen Sessionorten und Ausstellungsbereichen im Bellagio
- Ausstellerverzeichnis mit Suche und Kategoriefiltern
- Direkte Integration mit Cvent zur automatischen Synchronisation von Ausstellerdaten und Eventprogramm
- In den Cvent Attendee Hub eingebettete Karte für eine durchgängige Besuchererfahrung
- Laufender Update-Support über den gesamten Eventzyklus – Änderungen ohne Zutun des Kunden
Einen vollständig markengerechten interaktiven Hallenplan im Cvent Attendee Hub – Ausstellersuche, Wegeleitung zu Sessions und Echtzeit-Datensynchronisation in einer einzigen Besuchererfahrung, ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für den Veranstalter.
Wie das Projekt umgesetzt wurde
1. Kartenaufbau
ExpoFP erstellte und lieferte einen markengerechten interaktiven Hallenplan innerhalb von 5 Werktagen.
2. Einrichtung der Integration
Der Veranstalter stellte die Cvent-API-Zugangsdaten bereit. ExpoFP konfigurierte die Integration für Aussteller- und Sessiondaten.
3. Datensynchronisation
Aussteller- und Sessioninformationen wurden aus Cvent synchronisiert und die Karte in den Attendee Hub eingebettet.
4. Laufende Updates
Änderungen wurden über die gesamte Planung hinweg synchronisiert, sodass die Besucher stets aktuelle Informationen hatten.
5. Live-Event
Der interaktive Hallenplan war während der gesamten Eventwoche im Attendee Hub verfügbar.
Das Ergebnis: ein stark genutztes Werkzeug für Orientierung und Entdeckung
ExpoFP half dabei, das komplexe Layout einer Konferenz mit vielen Sessions in ein klares, stark genutztes Navigationswerkzeug direkt in der Event-App zu verwandeln.
Durch die direkte Integration in den Attendee Hub wurde aus dem Hallenplan statt einer statischen Ortsreferenz ein aktives Werkzeug für Orientierung und Entdeckung. Besucher nutzten die Karte, um Aussteller zu finden, Sessions zu lokalisieren und sich am Veranstaltungsort zurechtzufinden – während Sponsoren zusätzliche Sichtbarkeit in der digitalen Erfahrung gewannen. Der Veranstalter sparte sich manuelle Dateneingabe und doppelte Pflege über den gesamten Eventzyklus.
Warum dieser Case für ExpoFP-Interessenten relevant ist
Dieser Case ist besonders relevant für:
- Technologiekonferenzen, Führungskräftegipfel und Verbandsveranstaltungen mit komplexen Veranstaltungsorten und vielen Sessions
- Veranstalter, die bereits Cvent nutzen und interaktive Hallenpläne ohne zusätzliche operative Komplexität wollen
- Events mit mehrstufigen Sponsorenpaketen, die zusätzliche Sichtbarkeit in der Event-App suchen
- Teams, die digitale Wegeleitung prüfen, die sich in bestehende Eventtechnologie-Ökosysteme einfügt
- Eventtech-Partner – darunter Event-App- und Registrierungsplattformen –, die eine verlässliche, integrationsfähige Hallenplan-Lösung suchen
- Veranstalter, die mit Freeman oder ähnlichen Eventdienstleistern an partnergeführten Umsetzungen arbeiten
Er zeigt, dass ExpoFP interaktive Hallenpläne und digitale Wegeleitung zu einem bestehenden Eventtechnologie-Stack hinzufügen kann, ohne den manuellen Aufwand zu erhöhen – mit Mehrwert für Besucher, Aussteller und Sponsoren aus einer Lösung.
Fazit
Die meisten Events behandeln den Hallenplan als Nebensache. Info-Tech LIVE 2026 machte ihn zu einem Kernbestandteil der Besuchererfahrung. Mit einer synchronisierten, markengerechten interaktiven Karte direkt im Cvent Attendee Hub – geliefert und gepflegt, ohne dem Veranstalter Arbeit zu machen – half ExpoFP dem Eventteam, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: eine erstklassige Konferenz für über 4.000 Technologieverantwortliche.
