- Müşteri
- Verkada One 2025
- Sektör
- Fiziksel güvenlik ve bulut teknolojisi
- Plan
- PRO Design · 200 stant
- Teslim tarihi
- 27 Ağustos 2025
- Etkinlik tarihleri
- 22–24 Eylül 2025
- Kapsam
- Stant rezervasyonları · Sponsorluklar · Katılımcı firma yönetimi · Faturalandırma · Çok katlı yön bulma · Binalar arası navigasyon · İlgi noktaları
Basit etkinliklerde PDF bir yerleşim planı yeterli olabilir. Karmaşık etkinliklerde genellikle yeterli olmaz.
Ziyaretçilerin birden fazla bina, farklı katlar, köprüler, yürüyen merdivenler, oturum salonları, kayıt alanları ve sponsor alanları arasında hareket etmesi gerektiğinde statik haritalar hızla sürtünme yaratır. İnsanlar kaybolur, organizatörler aynı yön sorularını tekrar tekrar yanıtlar ve önemli etkinlik alanlarını bulmak olması gerekenden zorlaşır.
Verkada One 2025'in arkasındaki zorluk da buydu – Creative Group tarafından yönetilen, Marriott Marquis Chicago, Hyatt Regency McCormick Place ve McCormick Place West boyunca uzanan, 200 stanta varan sayıda stantın yanı sıra oturumlar, toplantı odaları, laboratuvarlar, kayıt alanı ve sponsor alanları içeren, yüksek karmaşıklıkta bir Chicago etkinliği. Amaç yalnızca mekân düzenini göstermek değildi. Amaç, düzeni canlı etkinlik sırasında kullanılabilir kılmaktı.
ExpoFP, tüm bunları tek bir sistemde birleştiren bir PRO Design interaktif yerleşim planı sundu: navigasyon, çok katlı yön bulma, stant rezervasyonları, sponsor görünürlüğü, katılımcı firma araçları ve ziyaretçilere yönelik netlik.
Zorluk: birbirine bağlı üç mekânda tek bir etkinlik
Bu, tek salonlu bir fuar değil, yüksek karmaşıklıkta bir mekân ortamıydı.
Etkinlik birbirine bağlı üç mekâna yayılıyordu ve ziyaretçilerin binalar, katlar, köprüler, merdivenler, yürüyen merdivenler, oturum salonları, kayıt noktaları, sponsor stantları ve diğer önemli etkinlik alanları arasında hareket etmesini gerektiriyordu. Müşterinin, bunu ziyaretçiler için anlaşılır kılan ve aynı zamanda organizatörlerin katılımcı firma hareketliliğini ve sponsor varlığını desteklemesine yardımcı olan tek bir harita deneyimine ihtiyacı vardı.
Zorluğu artıran önemli bir kullanılabilirlik gereksinimi vardı: harita, kamuya kapalı alanları göstermeden ve gereksiz karmaşa yaratmadan net ve ziyaretçi dostu kalmalıydı.
Chicago'daki karmaşık ve çok binalı bir düzeni; ziyaretçiler, katılımcı firmalar, sponsorlar ve organizatörler için kolay kullanılan tek bir etkinlik haritasına dönüştürmek.
Organizatörün ihtiyacı neydi
Mekân kurulumu karmaşık olsa da müşterinin hedefleri açıktı.
- Birbirine bağlı üç mekânda çok katlı bir interaktif yerleşim planı sunmak.
- Köprüler, merdivenler ve yürüyen merdivenler üzerinden binalar arası navigasyonu desteklemek.
- Stantları, oturumları, toplantı odalarını, kayıt alanını ve ziyaretçi alanlarını kolay bulunur kılmak.
- Aynı kurulum içinde katılımcı firma görünürlüğünü ve stant rezervasyonlarını desteklemek.
- Harita deneyimini yalnızca kamuya açık alanlara odaklı tutmak.
Bu önemliydi, çünkü yön bulma yan bir konu değildi. Ziyaretçi deneyiminin ve etkinliğin operasyonel akıcılığının merkezindeydi.
ExpoFP'nin çözümü
ExpoFP, çok binalı ve çok katlı bir etkinlik ortamı için özel olarak hazırlanmış bir PRO Design yerleşim planı sundu. Organizatör, parçalı mekân dosyalarına ve statik diyagramlara bel bağlamak yerine harita netliğini etkinlik işlevleriyle birleştiren tek bir interaktif sisteme sahip oldu.
Sunulan kapsam şunları içeriyordu:
- 200 stanta kadar interaktif yerleşim planı
- Online stant rezervasyonları
- Sponsorluklar ve stant ek hizmetleri
- Faturalandırma
- Exhibitor Portal
- ExpoFP tarafından çizilen çok katlı yön bulma
- Marriott Marquis, Hyatt Regency ve McCormick Place West arasında binalar arası navigasyon
- Oturumlar, toplantı odaları, kayıt alanı, laboratuvarlar, sponsor stantları ve önemli ziyaretçi alanları için ilgi noktaları
- Etkinlik yayına alınmadan önce revizyon desteği
Aynı derecede önemlisi, kapsam yalnızca kamuya açık etkinlik alanlarıyla sınırlı tutuldu. Kamuya kapalı odalar interaktif deneyimin dışında bırakıldı; böylece harita aşırı yüklenmek yerine kullanışlı kaldı.
Bu yalnızca bir yerleşim planı değildi. Yön bulmayı, stant operasyonlarını, sponsor görünürlüğünü ve katılımcı firma desteğini etkinliğe yönelik tek bir araçta birleştirdi.
Proje nasıl hayata geçirildi
1. Proje girdilerinin toplanması ve planlama
ExpoFP mekân dosyalarını, düzenleri ve etkinlik gereksinimlerini topladı; ardından müşteriyle kapsam, stant sayısı, özellik ihtiyaçları, kamuya açık alanlar ve yön bulma öncelikleri konusunda mutabık kaldı. Sonrasında proje prodüksiyona geçti.
2. Harita yapımı ve özellik kurulumu
Prodüksiyon ekibi, çok katlı interaktif yerleşim planını müşterinin mekân dosyalarından oluşturdu; stantları, ilgi noktalarını, köprüleri, merdivenleri, yürüyen merdivenleri ve binalar arası yön bulmayı ekledi. Rezervasyonlar, sponsor görünürlüğü ve Exhibitor Portal özellikleri de bu aşamada yapılandırıldı.
3. Teslim ve etkinlik hazırlığı
İlk sürüm, 18 Ağustos 2025'teki ödemenin ardından 27 Ağustos 2025'te teslim edildi ve müşteriye 22–24 Eylül 2025 tarihli etkinlik öncesinde inceleme ve hazırlık için zaman tanıdı.
4. Revizyonlar ve destek
ExpoFP ilk teslimden sonra revizyonları destekledi, geri bildirimlere göre ayrıntıları iyileştirdi ve binalar, katlar ile köprüler arasındaki navigasyonun canlı etkinlik öncesinde net ve doğru kalmasına yardımcı oldu.
Sonuç: insanların gerçekten kullanabildiği bir mekân düzeni
Temel kazanım görsel bir iyileşme değildi. Kullanılabilirlikti.
ExpoFP karmaşık bir mekân ağını işleyen bir etkinlik aracına dönüştürdü. Harita, ziyaretçilerin birden fazla bina ve kat arasında daha kolay hareket etmesine yardımcı olurken organizatör ekibine katılımcı firma görünürlüğünü, stant hareketliliğini ve önemli kamuya açık etkinlik alanlarını yönetebileceği tek bir yer sundu.
Operasyonel olarak, etkinliğin hem gezilmesi hem de yönetilmesi kolaylaştı.
Ticari olarak, kurulum etkinlik deneyiminin içinde sponsor ve katılımcı firma varlığını destekledi.
Stratejik olarak, müşteri parçalı mekân haritalarına bel bağlamak yerine yüksek karmaşıklıktaki bir etkinlik için daha ölçeklenebilir bir çözüm kazandı.
Ölçülen etki
ExpoFP analitik paneline göre, etkinlik haftasında yerleşim planı şunları sağladı:
Bu rakamlar, haritanın etkinlik sırasında aktif olarak kullanıldığını ve ziyaretçilerin geniş bir bölümüne ulaştığını gösteriyor. Bu, pasif biçimde gömülü bir öğe değildi; canlı deneyim boyunca gerçek bir navigasyon katmanı olarak işlev gördü.
Bu hikâye etkinlik organizatörleri için neden önemli
Bu hikâye özellikle şu durumlarla uğraşan organizatörler açısından önemli:
- Karmaşık mekân düzenleri
- Birden fazla bina veya birden fazla kat
- Köprülerle ya da dikey geçişlerle bağlanan alanlar
- Yön bulmaya ve katılımcı firma görünürlüğüne aynı anda ihtiyaç duyan etkinlikler
- Stant rezervasyonlarının ve operasyonlarının harita deneyimine bağlanması gereken etkinlikler
Bu projeden çıkan en güçlü kanıt basit: ExpoFP, navigasyonun ötesine geçen ve katılımcı firma yönetimi ile etkinlik operasyonlarına da yardımcı olan interaktif yerleşim planlarıyla karmaşık etkinlikleri destekleyebilir.
Özetle
Karmaşık bir mekân, etkinlik deneyiminizi parçalı hâle getirmek zorunda değil.
Verkada One 2025, yerleşim planı statik bir öğe yerine operasyonel bir katman olarak ele alındığında neler olduğunu gösteriyor. Ziyaretçiler daha net bir yön bulma deneyimi yaşıyor. Organizatörler daha yönetilebilir bir kurulum elde ediyor. Katılımcı firmalar ve sponsorlar etkinlik deneyiminin içinde daha güçlü görünürlük kazanıyor.
Çok binalı ve çok katlı etkinliklerde bu fark önemli.
