- Cliente
- Verkada One 2025
- Sector
- Seguridad física y tecnología en la nube
- Plan
- PRO Design · 200 stands
- Entrega
- 27 de agosto de 2025
- Fechas del evento
- 22–24 de septiembre de 2025
- Alcance
- Reservas de stands · Patrocinios · Gestión de expositores · Facturación · Orientación multinivel · Navegación entre edificios · Puntos de interés
En los eventos sencillos, un plano en PDF puede bastar. En los complejos, normalmente no.
Cuando los asistentes tienen que moverse entre varios edificios, distintos niveles, pasarelas, escaleras mecánicas, salas de sesiones, zonas de registro y espacios de patrocinadores, los mapas estáticos generan fricción enseguida. La gente se pierde, los organizadores responden una y otra vez a las mismas preguntas de orientación y las zonas importantes del evento resultan más difíciles de encontrar de lo que deberían.
Ese era el reto de Verkada One 2025, un evento de gran complejidad en Chicago gestionado por Creative Group que se extendía por el Marriott Marquis Chicago, el Hyatt Regency McCormick Place y McCormick Place West, con hasta 200 stands, además de sesiones, salas de reuniones, laboratorios, registro y zonas de patrocinadores. El objetivo no era solo mostrar la distribución del recinto, sino hacerla utilizable durante el evento en directo.
ExpoFP entregó un plano interactivo PRO Design que reunía todo esto en un único sistema: navegación, orientación multinivel, reservas de stands, visibilidad para patrocinadores, herramientas para expositores y claridad de cara al público.
El reto: un evento repartido en tres sedes conectadas
Se trataba de un entorno de gran complejidad, no de una feria de un solo pabellón.
El evento se repartía entre tres sedes conectadas y obligaba a los asistentes a desplazarse entre edificios, niveles, pasarelas, escaleras, escaleras mecánicas, salas de sesiones, puntos de registro, stands de patrocinadores y otras zonas clave. El cliente necesitaba una experiencia de mapa que hiciera todo eso comprensible para los asistentes y que, al mismo tiempo, ayudara a los organizadores a dar soporte a la actividad de los expositores y a la presencia de los patrocinadores.
El reto se complicaba por un requisito importante de usabilidad: el mapa debía seguir siendo claro y fácil de usar sin mostrar espacios no públicos ni añadir confusión innecesaria.
Convertir una compleja distribución de varios edificios en Chicago en un único mapa del evento fácil de usar para asistentes, expositores, patrocinadores y organizadores.
Qué necesitaba el organizador
Los objetivos del cliente eran claros, aunque la configuración del recinto no lo fuera.
- Entregar un plano interactivo multinivel para tres sedes conectadas.
- Dar soporte a la navegación entre edificios por pasarelas, escaleras y escaleras mecánicas.
- Facilitar la localización de stands, sesiones, salas de reuniones, registro y zonas para asistentes.
- Dar soporte a la visibilidad de los expositores y a las reservas de stands en la misma solución.
- Mantener la experiencia del mapa centrada únicamente en los espacios públicos.
Esto era importante porque la orientación no era un asunto secundario: era esencial para la experiencia del asistente y para el buen funcionamiento operativo del evento.
La solución de ExpoFP
ExpoFP entregó un plano PRO Design creado específicamente para un entorno de varios edificios y varios niveles. En lugar de depender de archivos de recinto fragmentados y diagramas estáticos, el organizador obtuvo un único sistema interactivo que combinaba claridad de mapa y funcionalidad de evento.
El alcance entregado incluía:
- Plano interactivo para hasta 200 stands
- Reservas de stands en línea
- Patrocinios y extras de stand
- Facturación
- Exhibitor Portal
- Orientación multinivel trazada por ExpoFP
- Navegación entre edificios en Marriott Marquis, Hyatt Regency y McCormick Place West
- Puntos de interés para sesiones, salas de reuniones, registro, laboratorios, stands de patrocinadores y zonas clave para los asistentes
- Soporte de revisiones antes de la publicación
Igual de importante: el alcance se centró únicamente en los espacios públicos del evento. Las salas no públicas se excluyeron deliberadamente de la experiencia interactiva para que el mapa siguiera siendo útil en lugar de sobrecargado.
No era solo un plano. Combinaba orientación, operativa de stands, visibilidad de patrocinadores y soporte a expositores en una única herramienta de cara al evento.
Cómo se desarrolló el proyecto
1. Recepción y planificación del proyecto
ExpoFP recopiló los archivos del recinto, las distribuciones y los requisitos del evento, y después acordó con el cliente el alcance, el número de stands, las funciones necesarias, los espacios públicos y las prioridades de orientación. A continuación, el proyecto pasó a producción.
2. Construcción del mapa y configuración de funciones
El equipo de producción construyó el plano interactivo multinivel a partir de los archivos del recinto del cliente, añadiendo stands, puntos de interés, pasarelas, escaleras, escaleras mecánicas y orientación entre edificios. En esta fase se configuraron también las reservas, la visibilidad de los patrocinadores y las funciones del Exhibitor Portal.
3. Entrega y preparación del evento
La primera versión se entregó el 27 de agosto de 2025, tras el pago del 18 de agosto de 2025, lo que dio al cliente tiempo para revisarla y prepararse antes del evento del 22 al 24 de septiembre de 2025.
4. Revisiones y soporte
ExpoFP dio soporte a las revisiones posteriores a la primera entrega, afinando detalles a partir de los comentarios y ayudando a garantizar que la navegación entre edificios, niveles y pasarelas fuera clara y precisa antes del evento.
El resultado: una distribución que la gente podía usar de verdad
El resultado principal no fue solo una mejora visual, sino de usabilidad.
ExpoFP convirtió una red compleja de sedes en una herramienta funcional del evento. El mapa ayudó a los asistentes a moverse con más facilidad entre varios edificios y niveles, y dio al equipo organizador un único lugar desde el que gestionar la visibilidad de los expositores, la actividad de los stands y las zonas públicas clave.
En lo operativo, el evento resultó más fácil de recorrer y de gestionar.
En lo comercial, la solución dio soporte a la presencia de patrocinadores y expositores dentro de la experiencia del evento.
En lo estratégico, el cliente obtuvo una solución más escalable para un evento de gran complejidad, en lugar de depender de mapas de recinto fragmentados.
Impacto medido
Según el panel de analítica de ExpoFP correspondiente a la semana del evento, el plano registró:
Estas cifras muestran que el mapa se utilizó de forma activa durante el evento y llegó a una parte amplia de los asistentes. No fue un recurso incrustado y pasivo, sino una capa de navegación real durante la experiencia en directo.
Por qué este caso es importante para los organizadores
Este caso resulta especialmente relevante para organizadores que se enfrentan a:
- Distribuciones de recinto complejas
- Varios edificios o varios niveles
- Espacios conectados con pasarelas o desplazamientos verticales
- Eventos que necesitan orientación y visibilidad de expositores a la vez
- Eventos en los que las reservas de stands y la operativa deben estar ligadas a la experiencia del mapa
La prueba más sólida de este proyecto es sencilla: ExpoFP puede dar servicio a eventos complejos con planos interactivos que van más allá de la navegación y ayudan también en la gestión de expositores y la operativa del evento.
Conclusión
Un recinto complejo no debería obligar a que la experiencia del evento se fragmente.
Verkada One 2025 muestra lo que ocurre cuando el plano se trata como una capa operativa y no como un recurso estático. Los asistentes obtienen una orientación más clara. Los organizadores, una solución más manejable. Expositores y patrocinadores ganan visibilidad dentro de la propia experiencia del evento.
En eventos de varios edificios y varios niveles, esa diferencia cuenta.
