- Cliente
- Verkada One 2025
- Settore
- Sicurezza fisica e tecnologie cloud
- Piano
- PRO Design · 200 stand
- Consegna
- 27 agosto 2025
- Date dell'evento
- 22–24 settembre 2025
- Ambito
- Prenotazione stand · Sponsorizzazioni · Gestione espositori · Fatturazione · Orientamento su più livelli · Navigazione tra edifici · Punti di interesse
Per gli eventi semplici una planimetria in PDF può bastare. Per quelli complessi, di solito no.
Quando i visitatori devono spostarsi tra più edifici, livelli diversi, passerelle, scale mobili, sale delle sessioni, aree di accoglienza e spazi degli sponsor, le mappe statiche creano attrito molto in fretta. Le persone si perdono, gli organizzatori rispondono di continuo alle stesse domande di orientamento e le aree importanti dell'evento diventano più difficili da trovare di quanto dovrebbero.
Era questa la sfida di Verkada One 2025, un evento di grande complessità a Chicago gestito da Creative Group e distribuito tra il Marriott Marquis Chicago, l'Hyatt Regency McCormick Place e McCormick Place West, con un massimo di 200 stand oltre a sessioni, sale riunioni, lab, accoglienza e aree sponsor. L'obiettivo non era solo mostrare il layout della sede, ma renderlo utilizzabile durante l'evento dal vivo.
ExpoFP ha realizzato una planimetria interattiva PRO Design che riuniva tutto questo in un unico sistema: navigazione, orientamento su più livelli, prenotazione degli stand, visibilità per gli sponsor, strumenti per gli espositori e chiarezza verso il pubblico.
La sfida: un evento su tre sedi collegate
Si trattava di un ambiente di grande complessità, non di una fiera in un solo padiglione.
L'evento si estendeva su tre sedi collegate e richiedeva ai visitatori di muoversi tra edifici, livelli, passerelle, scale, scale mobili, sale delle sessioni, punti di accoglienza, stand degli sponsor e altre aree chiave. Il cliente aveva bisogno di un'esperienza di mappa che rendesse tutto questo comprensibile per i visitatori e che allo stesso tempo aiutasse gli organizzatori a sostenere l'attività degli espositori e la presenza degli sponsor.
La sfida era resa più difficile da un requisito importante di usabilità: la mappa doveva restare chiara e alla portata dei visitatori senza mostrare spazi non pubblici né aggiungere confusione inutile.
Trasformare un layout complesso su più edifici a Chicago in un'unica mappa dell'evento facile da usare per visitatori, espositori, sponsor e organizzatori.
Di che cosa aveva bisogno l'organizzatore
Gli obiettivi del cliente erano lineari, anche se la configurazione della sede non lo era.
- Realizzare una planimetria interattiva su più livelli per tre sedi collegate.
- Sostenere la navigazione tra edifici attraverso passerelle, scale e scale mobili.
- Rendere facili da trovare stand, sessioni, sale riunioni, accoglienza e aree per i visitatori.
- Sostenere la visibilità degli espositori e la prenotazione degli stand nella stessa soluzione.
- Mantenere l'esperienza della mappa concentrata sui soli spazi pubblici.
Questo era importante perché l'orientamento non era un aspetto secondario: era centrale per l'esperienza dei visitatori e per la fluidità operativa dell'evento.
La soluzione di ExpoFP
ExpoFP ha realizzato una planimetria PRO Design costruita appositamente per un ambiente su più edifici e più livelli. Invece di affidarsi a file di sede frammentati e a schemi statici, l'organizzatore ha ottenuto un unico sistema interattivo che univa chiarezza della mappa e funzionalità dell'evento.
L'ambito consegnato comprendeva:
- Planimetria interattiva per un massimo di 200 stand
- Prenotazione degli stand online
- Sponsorizzazioni ed extra di stand
- Fatturazione
- Exhibitor Portal
- Orientamento su più livelli tracciato da ExpoFP
- Navigazione tra Marriott Marquis, Hyatt Regency e McCormick Place West
- Punti di interesse per sessioni, sale riunioni, accoglienza, lab, stand degli sponsor e aree chiave per i visitatori
- Supporto alle revisioni prima della pubblicazione
Altrettanto importante: l'ambito è rimasto concentrato solo sugli spazi pubblici dell'evento. Le sale non pubbliche sono state deliberatamente escluse dall'esperienza interattiva, perché la mappa restasse utile invece che sovraccarica.
Non era solo una planimetria. Univa orientamento, gestione degli stand, visibilità degli sponsor e supporto agli espositori in un unico strumento rivolto all'evento.
Come è stato realizzato il progetto
1. Raccolta e pianificazione del progetto
ExpoFP ha raccolto i file della sede, i layout e i requisiti dell'evento, per poi concordare con il cliente ambito, numero di stand, funzioni necessarie, spazi pubblici e priorità di orientamento. Dopodiché il progetto è passato in produzione.
2. Costruzione della mappa e configurazione delle funzioni
Il team di produzione ha costruito la planimetria interattiva su più livelli a partire dai file della sede forniti dal cliente, aggiungendo stand, punti di interesse, passerelle, scale, scale mobili e orientamento tra edifici. In questa fase sono state configurate anche le prenotazioni, la visibilità degli sponsor e le funzioni dell'Exhibitor Portal.
3. Consegna e preparazione dell'evento
La prima versione è stata consegnata il 27 agosto 2025, dopo il pagamento del 18 agosto 2025, lasciando al cliente il tempo di verificarla e prepararsi prima dell'evento del 22–24 settembre 2025.
4. Revisioni e supporto
ExpoFP ha seguito le revisioni dopo la prima consegna, affinando i dettagli sulla base dei riscontri e contribuendo a garantire che la navigazione tra edifici, livelli e passerelle restasse chiara e precisa prima dell'evento.
Il risultato: un layout che le persone potevano davvero usare
Il risultato principale non è stato solo un miglioramento visivo, ma di usabilità.
ExpoFP ha trasformato una rete di sedi complessa in uno strumento funzionale dell'evento. La mappa ha aiutato i visitatori a muoversi più facilmente tra più edifici e livelli, dando al team organizzativo un unico punto da cui gestire la visibilità degli espositori, l'attività degli stand e le aree pubbliche chiave.
Sul piano operativo, l'evento è diventato più facile da percorrere e da gestire.
Sul piano commerciale, la soluzione ha sostenuto la presenza di sponsor ed espositori all'interno dell'esperienza dell'evento.
Sul piano strategico, il cliente ha ottenuto una soluzione più scalabile per un evento di grande complessità, invece di dipendere da mappe di sede frammentate.
Impatto misurato
Secondo il pannello di analisi di ExpoFP relativo alla settimana dell'evento, la planimetria ha prodotto:
Questi numeri mostrano che la mappa è stata usata attivamente durante l'evento e ha raggiunto un'ampia quota di partecipanti. Non è stata un elemento incorporato passivo: ha funzionato come un vero livello di navigazione durante l'esperienza dal vivo.
Perché questo caso conta per gli organizzatori di eventi
Questo caso è particolarmente rilevante per gli organizzatori alle prese con:
- Layout di sede complessi
- Più edifici o più livelli
- Spazi collegati da passerelle o collegamenti verticali
- Eventi che richiedono insieme orientamento e visibilità degli espositori
- Eventi in cui prenotazione degli stand e operatività devono essere legate all'esperienza della mappa
La prova più solida di questo progetto è semplice: ExpoFP può sostenere eventi complessi con planimetrie interattive che vanno oltre la navigazione e aiutano anche nella gestione degli espositori e nell'operatività dell'evento.
In sintesi
Una sede complessa non dovrebbe costringere l'esperienza dell'evento a frammentarsi.
Verkada One 2025 mostra che cosa succede quando la planimetria viene trattata come un livello operativo e non come un elemento statico. I visitatori si orientano meglio. Gli organizzatori ottengono una soluzione più gestibile. Espositori e sponsor guadagnano visibilità all'interno dell'esperienza stessa dell'evento.
Per gli eventi su più edifici e più livelli, questa differenza conta.
