- Cliente
- Verkada One 2025
- Setor
- Segurança física e tecnologia em nuvem
- Plano
- PRO Design · 200 estandes
- Entrega
- 27 de agosto de 2025
- Datas do evento
- 22–24 de setembro de 2025
- Escopo
- Reserva de estandes · Patrocínios · Gestão de expositores · Faturamento · Orientação multinível · Navegação entre prédios · Pontos de interesse
Em eventos simples, uma planta em PDF pode bastar. Em eventos complexos, normalmente não basta.
Quando os visitantes precisam circular entre vários prédios, níveis diferentes, passarelas, escadas rolantes, salas de sessão, áreas de credenciamento e espaços de patrocinadores, os mapas estáticos criam atrito rapidamente. As pessoas se perdem, os organizadores respondem sempre às mesmas perguntas de orientação e áreas importantes do evento ficam mais difíceis de encontrar do que deveriam.
Esse era o desafio por trás do Verkada One 2025 – um evento de alta complexidade em Chicago, conduzido pela Creative Group, que se estendeu pelo Marriott Marquis Chicago, pelo Hyatt Regency McCormick Place e pelo McCormick Place West, com até 200 estandes, além de sessões, salas de reunião, laboratórios, credenciamento e áreas de patrocinadores. O objetivo não era apenas exibir o layout do local. Era torná-lo utilizável durante o evento ao vivo.
ExpoFP entregou uma planta interativa PRO Design que reuniu tudo isso em um único sistema: navegação, orientação multinível, reserva de estandes, visibilidade dos patrocinadores, ferramentas para expositores e clareza para o público.
O desafio: um evento em três locais conectados
Era um ambiente de alta complexidade, não uma feira em um pavilhão único.
O evento se espalhava por três locais conectados e exigia que os visitantes circulassem entre prédios, níveis, passarelas, escadas, escadas rolantes, salas de sessão, pontos de credenciamento, estandes de patrocinadores e outras áreas-chave. O cliente precisava de uma experiência de mapa que tornasse tudo isso compreensível para os visitantes e, ao mesmo tempo, ajudasse os organizadores a sustentar a atividade dos expositores e a presença dos patrocinadores.
O desafio ficou mais difícil por causa de um requisito importante de usabilidade: o mapa tinha que permanecer claro e acessível aos visitantes, sem expor espaços não públicos nem gerar confusão desnecessária.
Transformar um layout complexo em vários prédios de Chicago em um único mapa de evento fácil de usar por visitantes, expositores, patrocinadores e organizadores.
O que o organizador precisava
Os objetivos do cliente eram simples, mesmo que a configuração do local não fosse.
- Entregar uma planta interativa multinível cobrindo três locais conectados.
- Apoiar a navegação entre prédios por passarelas, escadas e escadas rolantes.
- Tornar estandes, sessões, salas de reunião, credenciamento e áreas de visitantes fáceis de encontrar.
- Apoiar a visibilidade dos expositores e a reserva de estandes na mesma configuração.
- Manter a experiência de mapa restrita apenas aos espaços abertos ao público.
Isso importava porque a orientação não era um assunto secundário. Era central para a experiência dos visitantes e para a fluidez operacional do próprio evento.
A solução da ExpoFP
ExpoFP entregou uma planta PRO Design criada especificamente para um ambiente de evento com vários prédios e vários níveis. Em vez de depender de arquivos dispersos do local e de diagramas estáticos, o organizador ganhou um único sistema interativo que uniu clareza do mapa e funcionalidade para o evento.
O escopo entregue incluiu:
- Planta interativa para até 200 estandes
- Reserva de estandes online
- Patrocínios e extras de estande
- Faturamento
- Exhibitor Portal
- Orientação multinível desenhada pela ExpoFP
- Navegação entre prédios pelo Marriott Marquis, Hyatt Regency e McCormick Place West
- Pontos de interesse para sessões, salas de reunião, credenciamento, laboratórios, estandes de patrocinadores e áreas-chave para os visitantes
- Suporte a revisões antes de o evento entrar no ar
Igualmente importante: o escopo se manteve concentrado apenas nos espaços do evento abertos ao público. As salas não públicas foram intencionalmente excluídas da experiência interativa, para que o mapa continuasse útil em vez de sobrecarregado.
Não era apenas uma planta. Ela reuniu orientação, operação de estandes, visibilidade dos patrocinadores e apoio aos expositores em uma única ferramenta voltada ao evento.
Como o projeto foi entregue
1. Levantamento e planejamento do projeto
ExpoFP reuniu os arquivos do local, os layouts e os requisitos do evento e, em seguida, alinhou com o cliente o escopo, o número de estandes, as necessidades de recursos, os espaços abertos ao público e as prioridades de orientação. Depois disso, o projeto seguiu para produção.
2. Construção do mapa e configuração dos recursos
A equipe de produção construiu a planta interativa multinível a partir dos arquivos do local enviados pelo cliente, adicionando estandes, pontos de interesse, passarelas, escadas, escadas rolantes e orientação entre prédios. As reservas, a visibilidade dos patrocinadores e os recursos do Exhibitor Portal também foram configurados nessa etapa.
3. Entrega e preparação do evento
A primeira versão foi entregue em 27 de agosto de 2025, após o pagamento em 18 de agosto de 2025, o que deu ao cliente tempo para revisar e se preparar antes do evento, de 22 a 24 de setembro de 2025.
4. Revisões e suporte
ExpoFP apoiou as revisões após a primeira entrega, refinando detalhes com base nos retornos e ajudando a garantir que a navegação entre prédios, níveis e passarelas permanecesse clara e precisa antes do evento ao vivo.
O resultado: um layout que as pessoas realmente conseguiam usar
O principal resultado não foi visual. Foi de usabilidade.
ExpoFP transformou uma rede complexa de locais em uma ferramenta funcional do evento. O mapa ajudou os visitantes a circular com mais facilidade entre vários prédios e níveis e deu à equipe de organização um único lugar para gerenciar a visibilidade dos expositores, a atividade dos estandes e as principais áreas públicas do evento.
No plano operacional, o evento ficou mais fácil de percorrer e de gerenciar.
No plano comercial, a configuração sustentou a presença de patrocinadores e expositores dentro da experiência do evento.
No plano estratégico, o cliente ganhou uma solução mais escalável para um evento de alta complexidade, em vez de depender de mapas de local fragmentados.
Impacto medido
Segundo o painel de análises da ExpoFP para a semana do evento, a planta entregou:
Esses números mostram que o mapa foi ativamente usado durante o evento e alcançou uma ampla parcela dos visitantes. Não foi um elemento incorporado passivo: serviu como uma camada real de navegação durante a experiência ao vivo.
Por que este caso importa para organizadores de eventos
Este caso é especialmente relevante para organizadores que lidam com:
- Layouts de local complexos
- Vários prédios ou vários níveis
- Espaços conectados por passarelas ou circulação vertical
- Eventos que precisam de orientação e visibilidade dos expositores ao mesmo tempo
- Eventos em que a reserva de estandes e a operação precisam estar ligadas à experiência do mapa
A prova mais forte deste projeto é simples: ExpoFP pode apoiar eventos complexos com plantas interativas que vão além da navegação e também ajudam na gestão de expositores e na operação do evento.
Conclusão
Um local complexo não deveria obrigar a experiência do seu evento a ficar fragmentada.
O Verkada One 2025 mostra o que acontece quando a planta é tratada como uma camada operacional, e não como um elemento estático. Os visitantes se orientam melhor. Os organizadores têm uma configuração mais gerenciável. Expositores e patrocinadores ganham mais visibilidade dentro da própria experiência do evento.
Para eventos em vários prédios e vários níveis, essa diferença importa.
