- Kunde
- Verkada One 2025
- Branche
- Physische Sicherheit und Cloud-Technologie
- Paket
- PRO Design · 200 Stände
- Lieferung
- 27. August 2025
- Veranstaltungstermin
- 22.–24. September 2025
- Leistungsumfang
- Standreservierungen · Sponsoring · Ausstellerverwaltung · Rechnungsstellung · Wegeleitung über mehrere Ebenen · Gebäudeübergreifende Navigation · POIs
Für einfache Events kann ein PDF-Hallenplan genügen. Für komplexe Events meist nicht.
Wenn Besucher sich zwischen mehreren Gebäuden, Ebenen, Brücken, Rolltreppen, Sessionräumen, Registrierungsbereichen und Sponsorenflächen bewegen müssen, erzeugen statische Karten schnell Reibung. Menschen verlaufen sich, Veranstalter beantworten immer dieselben Wegefragen, und wichtige Eventbereiche sind schwerer zu finden, als sie sein müssten.
Genau das war die Herausforderung bei Verkada One 2025 – einem hochkomplexen Chicagoer Event unter Leitung der Creative Group, das sich über das Marriott Marquis Chicago, das Hyatt Regency McCormick Place und McCormick Place West erstreckte, mit bis zu 200 Ständen sowie Sessions, Meetingräumen, Labs, Registrierung und Sponsorenbereichen. Es ging nicht nur darum, das Layout abzubilden, sondern darum, es während des laufenden Events nutzbar zu machen.
ExpoFP lieferte einen interaktiven Hallenplan im PRO Design, der all das in einem System zusammenführte: Navigation, Wegeleitung über mehrere Ebenen, Standreservierungen, Sponsorensichtbarkeit, Ausstellerwerkzeuge und Klarheit für das Publikum.
Die Herausforderung: ein Event über drei verbundene Veranstaltungsorte
Dies war eine hochkomplexe Umgebung, keine Messe in einer einzelnen Halle.
Das Event verteilte sich über drei verbundene Veranstaltungsorte und verlangte von den Besuchern, zwischen Gebäuden, Ebenen, Brücken, Treppen, Rolltreppen, Sessionräumen, Registrierungspunkten, Sponsorenständen und weiteren zentralen Bereichen zu wechseln. Der Kunde brauchte ein Kartenerlebnis, das dies für Besucher verständlich macht und zugleich dem Veranstalter hilft, Ausstelleraktivität und Sponsorenpräsenz zu unterstützen.
Erschwerend kam eine wichtige Anforderung an die Nutzbarkeit hinzu: Die Karte musste klar und besucherfreundlich bleiben, ohne nicht-öffentliche Bereiche zu zeigen oder unnötige Verwirrung zu stiften.
Ein komplexes Chicagoer Layout über mehrere Gebäude in eine leicht nutzbare Eventkarte für Besucher, Aussteller, Sponsoren und Veranstalter verwandeln.
Was der Veranstalter brauchte
Die Ziele des Kunden waren klar, auch wenn der Veranstaltungsort es nicht war.
- Einen interaktiven Hallenplan über mehrere Ebenen für drei verbundene Veranstaltungsorte liefern.
- Gebäudeübergreifende Navigation über Brücken, Treppen und Rolltreppen unterstützen.
- Stände, Sessions, Meetingräume, Registrierung und Besucherbereiche leicht auffindbar machen.
- Ausstellersichtbarkeit und Standreservierungen im selben Setup unterstützen.
- Das Kartenerlebnis ausschließlich auf öffentliche Bereiche beschränken.
Das war wichtig, weil die Wegeleitung kein Randthema war. Sie war zentral für das Besuchererlebnis und für den reibungslosen Ablauf des Events.
Die Lösung von ExpoFP
ExpoFP lieferte einen Hallenplan im PRO Design, eigens für eine Umgebung mit mehreren Gebäuden und Ebenen gebaut. Statt sich auf verstreute Veranstaltungsdateien und statische Diagramme zu stützen, erhielt der Veranstalter ein interaktives System, das Kartenklarheit mit Eventfunktionen verband.
Der gelieferte Umfang umfasste:
- Interaktiver Hallenplan für bis zu 200 Stände
- Online-Standreservierungen
- Sponsoring und Stand-Extras
- Rechnungsstellung
- Exhibitor Portal
- Von ExpoFP gezeichnete Wegeleitung über mehrere Ebenen
- Gebäudeübergreifende Navigation über Marriott Marquis, Hyatt Regency und McCormick Place West
- Points of Interest für Sessions, Meetingräume, Registrierung, Labs, Sponsorenstände und zentrale Besucherbereiche
- Unterstützung bei Überarbeitungen vor dem Go-live
Ebenso wichtig: Der Umfang blieb bewusst auf öffentliche Eventbereiche beschränkt. Nicht-öffentliche Räume wurden absichtlich aus dem interaktiven Erlebnis ausgeschlossen, damit die Karte nützlich blieb statt überladen.
Es war nicht nur ein Hallenplan. Es verband Wegeleitung, Standabwicklung, Sponsorensichtbarkeit und Ausstellerunterstützung in einem eventseitigen Werkzeug.
Wie das Projekt umgesetzt wurde
1. Projektaufnahme und Planung
ExpoFP sammelte Veranstaltungsdateien, Layouts und Eventanforderungen und stimmte anschließend mit dem Kunden Umfang, Standanzahl, Funktionsbedarf, öffentliche Bereiche und Wegeleitungsprioritäten ab. Danach ging das Projekt in Produktion.
2. Kartenaufbau und Funktionseinrichtung
Das Produktionsteam baute den interaktiven Hallenplan über mehrere Ebenen aus den Veranstaltungsdateien des Kunden und ergänzte Stände, Points of Interest, Brücken, Treppen, Rolltreppen und gebäudeübergreifende Wegeleitung. Reservierungen, Sponsorensichtbarkeit und Funktionen des Exhibitor Portal wurden in dieser Phase ebenfalls konfiguriert.
3. Lieferung und Eventvorbereitung
Die erste Version wurde am 27. August 2025 geliefert, nach der Zahlung am 18. August 2025. So blieb dem Kunden Zeit zur Prüfung und Vorbereitung vor dem Event vom 22. bis 24. September 2025.
4. Überarbeitungen und Support
ExpoFP begleitete die Überarbeitungen nach der ersten Lieferung, verfeinerte Details auf Basis des Feedbacks und sorgte dafür, dass die Navigation über Gebäude, Ebenen und Brücken vor dem Event klar und korrekt blieb.
Das Ergebnis: ein Layout, das Menschen tatsächlich nutzen konnten
Das wichtigste Ergebnis war keine optische Verbesserung, sondern Nutzbarkeit.
ExpoFP verwandelte ein komplexes Netz von Veranstaltungsorten in ein funktionierendes Eventwerkzeug. Die Karte half Besuchern, sich leichter über mehrere Gebäude und Ebenen zu bewegen, und gab dem Veranstalterteam einen Ort, an dem es Ausstellersichtbarkeit, Standaktivität und zentrale öffentliche Bereiche steuern konnte.
Betrieblich wurde das Event leichter navigierbar und leichter steuerbar.
Kommerziell trug das Setup die Präsenz von Sponsoren und Ausstellern innerhalb des Eventerlebnisses.
Strategisch erhielt der Kunde eine besser skalierbare Lösung für ein hochkomplexes Event, statt sich auf verstreute Veranstaltungskarten zu verlassen.
Gemessene Wirkung
Laut dem Analyse-Dashboard von ExpoFP für die Eventwoche lieferte der Hallenplan:
Diese Zahlen zeigen, dass die Karte während des Events aktiv genutzt wurde und einen breiten Teil der Besucher erreichte. Sie war kein passiv eingebettetes Element, sondern diente als echte Navigationsebene im laufenden Betrieb.
Warum dieser Fall für Veranstalter zählt
Besonders relevant ist dieser Fall für Veranstalter mit:
- Komplexen Veranstaltungslayouts
- Mehreren Gebäuden oder mehreren Ebenen
- Verbundenen Bereichen mit Brücken oder vertikaler Bewegung
- Events, die Wegeleitung und Ausstellersichtbarkeit zugleich brauchen
- Events, bei denen Standreservierungen und Abläufe an das Kartenerlebnis gekoppelt sein müssen
Der stärkste Beleg aus diesem Projekt ist einfach: ExpoFP kann komplexe Events mit interaktiven Hallenplänen unterstützen, die über Navigation hinausgehen und auch bei Ausstellerverwaltung und Eventbetrieb helfen.
Fazit
Ein komplexer Veranstaltungsort sollte das Eventerlebnis nicht zwangsläufig zersplittern.
Verkada One 2025 zeigt, was passiert, wenn der Hallenplan als Betriebsebene behandelt wird und nicht als statisches Element. Besucher finden sich klarer zurecht. Veranstalter erhalten ein besser handhabbares Setup. Aussteller und Sponsoren gewinnen mehr Sichtbarkeit im Eventerlebnis selbst.
Bei Events über mehrere Gebäude und Ebenen macht dieser Unterschied viel aus.
