- Client
- Verkada One 2025
- Secteur
- Sécurité physique et technologies cloud
- Formule
- PRO Design · 200 stands
- Livraison
- 27 août 2025
- Dates de l'événement
- 22–24 septembre 2025
- Périmètre
- Réservation de stands · Sponsoring · Gestion des exposants · Facturation · Orientation multiniveau · Navigation entre bâtiments · Points d'intérêt
Pour les événements simples, un plan en PDF peut suffire. Pour les événements complexes, ce n'est généralement pas le cas.
Lorsque les visiteurs doivent circuler entre plusieurs bâtiments, différents niveaux, passerelles, escalators, salles de session, zones d'accueil et espaces sponsors, les cartes statiques créent vite des frictions. Les gens se perdent, les organisateurs répondent sans cesse aux mêmes questions d'orientation, et des zones importantes deviennent plus difficiles à trouver qu'elles ne devraient l'être.
C'était le défi de Verkada One 2025, un événement chicagoan de grande complexité piloté par Creative Group, réparti sur le Marriott Marquis Chicago, le Hyatt Regency McCormick Place et McCormick Place West, avec jusqu'à 200 stands, auxquels s'ajoutaient sessions, salles de réunion, labs, accueil et espaces sponsors. L'objectif n'était pas seulement d'afficher l'agencement du site, mais de le rendre exploitable pendant l'événement.
ExpoFP a livré un plan de salle interactif PRO Design réunissant tout cela dans un seul système : navigation, orientation multiniveau, réservation de stands, visibilité des sponsors, outils exposants et clarté côté public.
Le défi : un événement sur trois sites reliés
Il s'agissait d'un environnement très complexe, et non d'un salon dans un hall unique.
L'événement se déployait sur trois sites reliés et obligeait les visiteurs à circuler entre bâtiments, niveaux, passerelles, escaliers, escalators, salles de session, points d'accueil, stands sponsors et autres zones clés. Le client avait besoin d'une expérience de carte rendant tout cela compréhensible pour les visiteurs, tout en aidant les organisateurs à soutenir l'activité des exposants et la présence des sponsors.
Le défi était accentué par une exigence d'ergonomie importante : la carte devait rester claire et accessible sans exposer les espaces non publics ni ajouter de confusion inutile.
Transformer un agencement chicagoan complexe réparti sur plusieurs bâtiments en une seule carte d'événement facile à utiliser pour les visiteurs, les exposants, les sponsors et les organisateurs.
Ce dont l'organisateur avait besoin
Les objectifs du client étaient simples, même si la configuration du site ne l'était pas.
- Livrer un plan interactif multiniveau couvrant trois sites reliés.
- Prendre en charge la navigation entre bâtiments par passerelles, escaliers et escalators.
- Rendre les stands, les sessions, les salles de réunion, l'accueil et les espaces visiteurs faciles à trouver.
- Soutenir la visibilité des exposants et la réservation de stands dans la même configuration.
- Limiter l'expérience de carte aux seuls espaces publics.
C'était essentiel, car l'orientation n'était pas un sujet secondaire. Elle était au cœur de l'expérience visiteur et de la fluidité opérationnelle de l'événement.
La solution d'ExpoFP
ExpoFP a livré un plan PRO Design conçu spécifiquement pour un environnement à plusieurs bâtiments et plusieurs niveaux. Plutôt que de s'appuyer sur des fichiers de site dispersés et des schémas statiques, l'organisateur a obtenu un système interactif unique alliant clarté cartographique et fonctions événementielles.
Le périmètre livré comprenait :
- Un plan interactif pour un maximum de 200 stands
- La réservation de stands en ligne
- Le sponsoring et les options de stand
- La facturation
- L'Exhibitor Portal
- Une orientation multiniveau tracée par ExpoFP
- La navigation entre le Marriott Marquis, le Hyatt Regency et McCormick Place West
- Des points d'intérêt pour les sessions, les salles de réunion, l'accueil, les labs, les stands sponsors et les zones visiteurs clés
- L'accompagnement des révisions avant la mise en ligne
Tout aussi important : le périmètre est resté concentré sur les seuls espaces publics de l'événement. Les salles non publiques ont été volontairement exclues de l'expérience interactive, pour que la carte reste utile plutôt que surchargée.
Ce n'était pas qu'un plan. Elle réunissait orientation, gestion des stands, visibilité des sponsors et accompagnement des exposants dans un seul outil tourné vers l'événement.
Comment le projet a été mené
1. Recueil et cadrage du projet
ExpoFP a réuni les fichiers du site, les agencements et les exigences de l'événement, puis s'est aligné avec le client sur le périmètre, le nombre de stands, les fonctions nécessaires, les espaces publics et les priorités d'orientation. Le projet est ensuite passé en production.
2. Construction de la carte et configuration des fonctions
L'équipe de production a bâti le plan interactif multiniveau à partir des fichiers du client, en ajoutant stands, points d'intérêt, passerelles, escaliers, escalators et orientation entre bâtiments. Les réservations, la visibilité des sponsors et les fonctions de l'Exhibitor Portal ont également été configurées à ce stade.
3. Livraison et préparation de l'événement
La première version a été livrée le 27 août 2025, après un règlement le 18 août 2025, laissant au client le temps de la vérifier et de se préparer avant l'événement des 22 au 24 septembre 2025.
4. Révisions et accompagnement
ExpoFP a accompagné les révisions après la première livraison, en affinant les détails à partir des retours et en veillant à ce que la navigation entre bâtiments, niveaux et passerelles reste claire et exacte avant l'événement.
Le résultat : un agencement réellement utilisable
Le principal résultat n'a pas été esthétique, mais ergonomique.
ExpoFP a transformé un réseau de sites complexe en un outil d'événement fonctionnel. La carte a aidé les visiteurs à circuler plus facilement entre plusieurs bâtiments et niveaux, tout en donnant à l'équipe d'organisation un seul endroit pour gérer la visibilité des exposants, l'activité des stands et les zones publiques clés.
Sur le plan opérationnel, l'événement est devenu plus facile à parcourir et à gérer.
Sur le plan commercial, la configuration a soutenu la présence des sponsors et des exposants au sein de l'expérience événementielle.
Sur le plan stratégique, le client a obtenu une solution plus évolutive pour un événement très complexe, au lieu de dépendre de cartes de site dispersées.
Impact mesuré
D'après le tableau de bord analytique d'ExpoFP pour la semaine de l'événement, le plan a produit :
Ces chiffres montrent que la carte a été activement utilisée pendant l'événement et a touché une large part des visiteurs. Ce n'était pas un élément intégré passif : elle a servi de véritable couche de navigation pendant l'événement.
Pourquoi ce cas compte pour les organisateurs
Ce cas est particulièrement pertinent pour les organisateurs confrontés à :
- Des agencements de site complexes
- Plusieurs bâtiments ou plusieurs niveaux
- Des espaces reliés par des passerelles ou des circulations verticales
- Des événements qui ont besoin d'orientation et de visibilité exposants à la fois
- Des événements où la réservation de stands et l'exploitation doivent être liées à l'expérience de carte
La preuve la plus forte de ce projet est simple : ExpoFP peut accompagner des événements complexes avec des plans interactifs qui vont au-delà de la navigation et aident aussi à la gestion des exposants et à l'exploitation de l'événement.
À retenir
Un site complexe ne devrait pas condamner votre expérience événementielle à la dispersion.
Verkada One 2025 montre ce qui se passe lorsque le plan est traité comme une couche opérationnelle et non comme un simple élément statique. Les visiteurs s'orientent plus clairement. Les organisateurs disposent d'une configuration plus maîtrisable. Exposants et sponsors gagnent en visibilité au sein même de l'expérience.
Pour les événements multi-bâtiments et multiniveaux, cette différence compte.
